Boekhoudkundige transacties worden niet geboekt op kasbasis maar op transactiebasis. Dit betekent dat de transactie plaatsvindt wanneer deze plaatsvindt, niet noodzakelijkerwijs wanneer geld is uitgewisseld. De ontvangst of betaling van contant geld kan een afzonderlijke transactie zijn vanaf het moment waarop de goederen werden verkocht, de aankopen werden gedaan of de lonen verdiend door een werknemer. Elke transactie wordt vastgelegd in een dagboek of boek en periodiek wil een bedrijf deze boeken sluiten om te zien hoe het presteert.
Accrual Accounting
Een boekhoudperiode is meestal een maand, kwartaal of jaar. Accrual accounting verwerkt transacties in de periode waarvoor ze van invloed zijn op omzet of kosten. Materialen kunnen bijvoorbeeld in een maand worden gekocht, maar pas in de volgende maand worden betaald. Ze moeten echter in de eerste maanden worden herkend omdat ze worden gebruikt om goederen te maken die voor inkomsten worden verkocht. Wanneer ze worden betaald, vindt er een afzonderlijke transactie plaats.
Wat is een transactie?
Een transactie is elke gebeurtenis die in een bedrijf plaatsvindt en die van invloed is op geld. De aanschaf van goederen, de verkoop van goederen en een werknemer die werkt en een salaris verdient, zijn allemaal voorbeelden van zakelijke transacties. Elk moet worden opgenomen in een geschikt journaal met een debitering en een creditering voor hetzelfde bedrag. Het debet van een account is over het algemeen om toe te voegen. Krediet is door het bedrag ervan te verwijderen.
Het grootboek
Nadat de transacties zijn vastgelegd in de juiste journalen, worden ze vervolgens opgenomen in het grootboek. Het is het gemakkelijkst om het grootboek te beschouwen als een gedetailleerd rapport van dagelijkse transacties. Deze transacties worden in chronologische volgorde vastgelegd.
De boeken sluiten
Aan het einde van een boekhoudcyclus moeten de boeken worden gesloten om een nieuwe cyclus te starten. Het aanpassen van journaalboekingen moet worden uitgevoerd om alle opgebouwde bedragen voor de periode die nog niet zijn vermeld te registreren en om uitgestelde items te verwijderen. Het afsluiten van journaalposten moet worden gedaan om de grootboekrekeningen van omzet- en onkostendeclaraties te vereffenen, waarbij de bedragen worden toegerekend aan inkomsten en ingehouden winsten.
Andere redenen om de boeken te sluiten
Bij het afsluiten van boekingen worden de bedragen opgenomen in de resultatenrekening en de ingehouden winst. Dit helpt om financiële overzichten te creëren voor het bedrijf om zijn algemene prestaties te meten. Er zijn drie hoofdtypen van financiële overzichten: de balans, de winst- en verliesrekening en het overzicht van kasstromen. Een andere reden om de boeken te sluiten is om fouten te detecteren. Door debiteringen en tegoeden bij elkaar te voegen, worden er grote fouten weergegeven, omdat de totalen altijd moeten overeenkomen.
