Boekhoudafdelingen maken gebruik van verschillende acroniemen om verantwoordelijkheden, afdelingen of overheidsinstanties te identificeren. Hoewel sommige afkortingen branchespecifiek zijn, bestaan er andere universeel. A / P vertegenwoordigt de afdeling "crediteurenadministratie" in de meeste bedrijven.
posities
De crediteurenafdelingen variëren in grootte van één persoon tot veel mensen op verschillende toezichtsniveaus. Accounts te betalen griffiers voeren gegevens in van facturen naar het boekhoudsysteem en koppelen facturen aan back-updocumentatie. Toezichthouders betalen toezicht op het werk van crediteuren en reageren op vragen van andere afdelingen met betrekking tot factuurbetalingen of leverancierssaldi. Accounts betaalbare managers leiden de afdeling door individuele rollen binnen de afdeling te plannen, de kosten van de budgetteringsafdeling te plannen en samen te werken met andere bedrijfsmanagers bij het nemen van beslissingen.
verantwoordelijkheden
De crediteurenafdeling blijft verantwoordelijk voor het op tijd betalen van facturen. Veel leveranciers bieden kortingen voor het betalen van facturen binnen een bepaald tijdsbestek. De crediteurenafdeling bewaakt de vervaldatums samen met de kortingsdatums om ervoor te zorgen dat het bedrijf de grootste beschikbare kortingen krijgt. De crediteurenafdeling moet controleren of elke factuur correct is voordat deze wordt betaald. De coördinaten van de crediteurenafdeling controleren het afdrukken met de handtekening van het management op de cheque. Cheques en facturen moeten ook op slot worden gehouden.
Interne controle
Vanwege de hoeveelheid geld die van eigenaar wisselt via de crediteurenafdeling, moet interne controle een prioriteit zijn. Basisbeveiliging van de controles wordt bereikt door blanco cheques op te sluiten en de toegang tot de sleutel te beperken.Factuurverificatie bepaalt of elke factuur juist en geldig is. Taken worden verdeeld tussen verschillende teamleden om ervoor te zorgen dat geen enkel teamlid toegang heeft tot het volledige systeem zonder de beoordeling van een andere persoon.
Procesverbetering
Het afdrukken van cheques is vaak een handmatig proces, waarbij menselijke arbeid nodig is voor saaie taken, zoals het vullen van enveloppen. Procesverbetering vermindert de behoefte aan medewerkers die werken aan niet-waarde toegevoegd werk en stelt medewerkers in staat zich te concentreren op analytisch werk. Verbeteringen omvatten het gebruik van elektronische betalingen en elektronische goedkeuringssystemen.
