Wanneer organisaties of overheidsinstanties zoals steden en provincies goederen of services nodig hebben, willen ze de best mogelijke deal krijgen. Om de beste koopjes te krijgen, geven ze wervingsdocumenten uit met de naam request for proposals (RFP), offerteaanvragen (RFQ) of offerteaanvragen (RFB). Deze juridische documenten nodigen bedrijven uit om te bieden op het leveren van de gevraagde goederen of diensten. Wanneer deze materialen snel nodig zijn, kunnen biedingen slechts een paar dagen worden geaccepteerd. Als dit het geval is, kunnen de organisaties of overheidsinstanties bieders vragen een biedmemo in te vullen en in te leveren in plaats van een volledig bod, dat vele pagina's lang kan zijn.
Noteer het biedingsnummer in het vak of op de regel met het label 'Biedingsnummer'. Dit meldt de organisatie of overheidsinstantie die de biedingen vraagt precies op welk project u biedt. Vermeld de datum waarop u het biedingnummer invult in het vak of de regel met het label 'Datum'.
Schrijf de titel van het bod in het vak of op de regel met het label 'Projectnaam' of 'Titel'. Dit is te vinden op de voorpagina van de verzoekdocumenten. Noteer de locatie van het project in het vak of op de regel met de titel 'Locatie'. Als u biedt om producten te leveren, is de locatie waar u de producten wilt leveren.
Vermeld uw bedrijfsinformatie. Er zijn vakjes of regels om de naam, het telefoonnummer en het adres van uw bedrijf te schrijven en de naam van de werknemer die het bod schrijft en goedkeurt.
Noteer het type werk dat wordt aangevraagd in het vak of op de regel met het label 'Type werk'. Als u bijvoorbeeld biedt om bouwbeheersdiensten te leveren, schrijft u 'Construction Management'.
Schrijf op wat u de organisatie of overheidsinstelling onder de rubriek "Werk inbegrepen" gaat aanbieden. Geef voor elke geleverde service of product het bedrag op dat u wilt laten uitbetalen in het gedeelte 'Bidbedrag' rechts van het gedeelte 'Werk inbegrepen'. Totaal van de kolom "Biedingsbedrag" in het vak "Totaal bod" of regel.
Voltooi het gedeelte "Bevestiging van Addenda". Addenda worden uitgegeven door de organisatie of overheidsinstanties wanneer er een wijziging is in de verzoekschriften. Vermeld het nummer van de addenda in dit gedeelte en de datum die is uitgegeven. Deze informatie staat in het individuele addendum. Er worden niet altijd addenda uitgegeven; laat dit gedeelte leeg als er geen addenda zijn.
