Een offerteaanvraag of RFP is een manier voor bedrijven en organisaties om biedingsvoorstellen van verkopers en leveranciers voor specifieke producten of diensten te vragen. Bij gelegenheid is een RFP die is uitgegeven, verduidelijking nodig of moet deze worden bijgewerkt of gewijzigd. Dit wordt gedaan door een addendum aan de RFP te maken en deze te verspreiden onder de partijen die het oorspronkelijke voorstel hebben ontvangen.
Details wijzigen
Als u belangrijke onderdelen van een reeds uitgegeven RFP moet wijzigen, wees dan zo specifiek mogelijk, noteer het document, het project, de wijziging en waar de wijzigingen kunnen worden gevonden. Bijvoorbeeld: "In RFP 1001, uitgegeven op 5 januari 2015, op pagina 4 onder 'Deadline', houd er rekening mee dat de indieningsdatum voor biedingen is gewijzigd van 1 maart 2015 tot 1 april 2015. '
Vragen adresseren
Als u een aantal potentiële RFP-respondenten belt die om opheldering over een bepaald detail vragen, kunt u ervan uitgaan dat anderen dezelfde vraag stellen. Het verduidelijkingsaddendum moet dezelfde informatie bevatten als elk ander RFP-addendum, maar het moet benadrukken dat de update alleen verduidelijking behoeft, niet om de oorspronkelijke RFP-inhoud te wijzigen. Laat uw advocaat uw document controleren voordat het wordt verspreid.
