Bedrijven creëren vaak Request for Proposals (RFP's) wanneer ze projecten hebben die ze willen voltooien. Een RFP is een verzoek aan contractanten om te bieden op de projecten die deze bedrijven plannen. Een RFP vermeldt de projectbeschrijving, kwalificaties, timinginformatie en andere details over het project. Contractanten ontvangen de RFP en moeten bepalen of ze een voorstel voor de taak willen maken. Het bedrijf dat de RFP uitgeeft, accepteert voorstellen tot een bepaalde datum en kiest vervolgens een aannemer om het project aan toe te kennen.
Beschrijf uw bedrijf. De eerste stap bij het maken van een RFP is om uw bedrijf te beschrijven. Vermeld de tijd dat het bedrijf actief was, de producten of services die het biedt en andere details die het bedrijf beschrijven.
Vermeld de projectbeschrijving. Beschrijf in detail wat u zoekt. Vermeld wat het project is, de locatie van het project en het doel ervan. Beschrijf de functies van het project en de doelstellingen van het project.
Overzicht specificaties. Geef nauwkeurige specificaties met betrekking tot dit project. Het is van vitaal belang om de biedende contractanten alle informatie te geven die ze nodig hebben om met succes een grondig en nauwkeurig voorstel voor de job uit te voeren.
Geef de deadline aan. Bied details over de tijdlijn van het project. Geef aan wanneer u verwacht dat het project begint en de datum waarop het moet worden voltooid. Geef een deadline op voor de indiening van voorstellen door de contractanten die ervoor kiezen om op de baan te bieden.
Beschrijf de manieren waarop aannemers kunnen antwoorden. Geef instructies aan de contractanten die hen op de hoogte brengen waar hun voorstellen en de aanvaardbare methoden naartoe moeten worden gestuurd. U kunt ze liever per post ontvangen of u kunt ervoor kiezen om faxen of e-mails met voorstellen te accepteren. Neem een contactnaam en telefoonnummer op zodat contractanten voor meer informatie over het project kunnen bellen of vragen kunnen beantwoorden.
Leg uit hoe de winnaar van het project zal worden gekozen. Neem criteria op die u zult gebruiken om de beslissing te nemen welk bedrijf u wilt inhuren. Beschrijf dingen van groot belang, inclusief het belang van contractanten die volledige, nauwkeurige voorstellen opsturen en deze binnen de gestelde termijnen verzenden.
