Bedrijven onderhouden voorraadsystemen met behulp van periodieke of permanente voorraadsystemen. Het permanente voorraadsysteem onderhoudt een voorraad balans in real-time. Het periodieke voorraadsysteem werkt alleen het voorraadsaldo bij wanneer een fysieke telling wordt uitgevoerd. Perpetuele voorraadsystemen vereisen dat jaarlijks een fysieke voorraad wordt geteld, terwijl een periodiek voorraadsysteem vaker fysieke inventarislijsten telt. Voor beide systemen wordt het verschil tussen het aantal fysieke inventaris en de hoeveelheid die in het voorraadsysteem wordt gerapporteerd, aangepast via een voorraadaanpassing.
Fysieke voorraad
Voorraadaanpassingen vereisen dat een fysieke voorraadtelling plaatsvindt, zodat de accountant het kan vergelijken met het voorraadsaldo dat in het systeem is geregistreerd. Alle activiteiten moeten stoppen tijdens het tellen van de fysieke inventaris om de integriteit van de telling te behouden. Medewerkers van het bedrijf tellen en registreren elke eenheid die zich in het magazijn bevindt tijdens de fysieke inventaris.
Periodieke inventarisaanpassingen
Onder het periodieke voorraadsysteem registreert de bedrijfseigenaar een inventariswijziging wanneer hij de voorraad fysiek telt. Hij vergelijkt het huidige geregistreerde voorraadsaldo met de voorraadtelling die hij zojuist heeft gemaakt. Het verschil wordt geregistreerd als voorraadcorrectie. De journaalboeking voor voorraadcorrectie omvat een debitering van de kosten van verkochte goederen, een creditering van de aankopen en een debet of creditering van de voorraad. De eigenaar bepaalt het aankoopbedrag op basis van de accumulatie van aankopen die gedurende de maand zijn gedaan. Het voorraadbedrag wordt berekend op basis van het verschil tussen het aantal fysieke voorraden en het voorraadsaldo in het systeem. Als het voorraadbedrag een toename van het voorraadsaldo vertegenwoordigt, wordt het account gedebiteerd. Als het voorraadbedrag een afname vertegenwoordigt, wordt het account gecrediteerd. Het bedrag van de hoeveelheid verkochte goederen wordt bepaald door het aantal te berekenen dat nodig is om de boeking in evenwicht te brengen.
Perpetual Inventory Adjustments
In een permanent voorraadsysteem hebben aan- en verkooptransacties invloed op het voorraadsaldo op het moment van de transactie. De eindinventaris die theoretisch is vastgelegd in een eeuwigdurend voorraadsysteem, moet overeenkomen met het aantal fysieke inventaris. De accountant vergelijkt de fysieke voorraad met het voorraadsysteem. De accountant registreert de discrepantie als een voorraadaanpassing. De hoeveelheid discrepantie wordt ten laste van Cost of Merchandise (Verkochte goederen) gebracht met het andere deel van de inventaris voor het laden van invoer. Als de telling van de fysieke voorraad een hoger saldo vertoont dan het voorraadsysteem, debiteert de accountant de voorraad en verlaagt de kosten van verkochte goederen. Als de telling van de fysieke voorraad een lager saldo vertoont dan het voorraadsysteem, debiteert de accountant de verkochte kosten van de verkochte goederen en de voorraad van de tegoeden.
Voorraadanalyse
Bepaalde voorraadaanpassingen vinden plaats als gevolg van normale bedrijfsactiviteiten, zoals vervalsing van voorraad of fouten bij het invoeren van gegevens. De accountant moet grote voorraadaanpassingen analyseren om te bepalen waarom de grote aanpassingen plaatsvinden. Frequente fouten bij het invoeren van gegevens vereisen herscholings- of herstructureringsverantwoordelijkheden. Grote onverklaarde inventarisaanpassingen kunnen het gevolg zijn van diefstal, wat aangeeft dat de beveiliging moet worden verhoogd.
