Vertrouwen is moeilijk te verdienen en te onderhouden in zakelijke relaties. Soms kan iets dat zo schijnbaar klein is als een misverstand of onbeleefde grofheid in zakelijke communicatie een werkrelatie verwoesten. In zakelijke communicatie kunnen goede manieren het verschil betekenen tussen winst en verlies. Hoffelijk en beleefd leren te zijn, kan te allen tijde verspilling van energie op het werk voorkomen, omdat je je zorgen maakt over wanneer je hebt gefraudeerd met zakelijke etiquette en beleefdheid (zie referenties 4).
Telefoon
Zorg ervoor dat wanneer u uw telefoon niet kunt beantwoorden dat uw opgenomen bericht oprecht en beleefd is. Vaak is het in de toon van de stem die beleefdheid kan tonen. Verontschuldigen dat je niet beschikbaar bent wanneer je beller je moet spreken, is een blijk van hoffelijkheid. Vermelding wanneer je terugkomt is een andere beleefdheid. Het belangrijkste is dat het niet alleen hoffelijk maar ook professioneel is om snel een bericht terug te sturen. Bij het beantwoorden van de telefoon, lach. Het zal in je stem laten zien. Luister volledig naar wat uw beller te zeggen heeft voordat u begint te spreken. Zorg ervoor dat u om toestemming vraagt voordat u uw beller in de wacht zet en wacht tot de beller zegt dat het goed is. Hang nooit op zonder afscheid te nemen of te melden dat u de oproep aan het beëindigen bent, zelfs als de beller onbeleefd is.
E-mails gaan een lange weg in zakelijke communicatie. Ze gaan ook lang mee. Ze kunnen permanente records van je woorden worden. Zorg er met die kennis voor dat wanneer je een e-mail voorbereidt, je deze hardop leest of anderszins nakijkt om er zeker van te zijn dat je niet alleen je betekenis overbrengt, maar dat je deze op een beleefde manier overbrengt. Begin uw e-mails met een professionele aanhef die uw ontvanger of groep ontvangers op naam begroet (zie referenties 3). Houd er rekening mee dat deze e-mail geen losse opmerking is tussen vrienden. Gebruik volledige zinnen en goede grammatica. Schrijf nooit een e-mail wanneer u boos bent of in de stemming bent om te ventileren, omdat de kans groot is dat een e-mail die wordt verzonden onder deze voorwaarden de beleefdheden mist die uw communicatie effectiever zouden kunnen maken (zie referenties 2).
Brieven
Vaak is het acceptabel om een brief te sturen om een zakelijke communicatie over te brengen. Net als bij een e-mail moet je je brief laten proeflezen voor spelling en opmaak en je grammatica controleren op juistheid. Zeg bedankt wanneer en waar nodig. Zorg ervoor dat je je brief sluit met een waardering voor de verwachte tijd die de ontvanger besteedt aan het lezen van je communicatie.
Oog in oog
Vaak wordt de moeilijkste vorm van zakelijke communicatie face-to-face aangeleverd. Het is een goede gewoonte om voor een spiegel te bekijken wat u van plan bent te zeggen. Dit geeft je een goed idee van hoe je gezichtsuitdrukkingen veranderen met je bericht. Wanneer u een ander land bezoekt voor zaken, is het niet beleefd om uw cultuur op te dringen aan degenen met wie u er bent om zaken te doen (zie Referenties 1). Door culturele verschillen te begrijpen, kun je hoffelijk zijn in het communiceren met mensen uit landen waar face-to-face beleefdheden anders worden weergegeven dan je gewend bent.
Prikborden
Aankondigingen op bulletinboards komen op veel werkplekken vaak voor. Deze praktijk kan soms resulteren in onbeleefde of ruwe weergaven van communicatie. Als je de leiding hebt om iedereen tegelijk een boodschap te bezorgen, moet je ernaar streven hoffelijk te zijn tegenover iedereen. Het gebruik van straattaal of ongebruikelijke uitdrukkingen kan beledigend zijn en afbreuk doen aan uw intentie. Zorg ervoor dat uw prikbordaankondiging of -nieuwsbrief wordt geschreven met alle aandacht voor andere professionele zakelijke communicatie.
