Of u nu een juridische claim indient of gewoon een kopie van uw personeelsdossier van een voormalige werkgever wilt voor uw persoonlijke bedrijfsgegevens, er kunnen specifieke stappen zijn die u moet volgen om uw bestand te verkrijgen. Er bestaat geen federale wet die van werkgevers verlangt dat ze verzoeken inwilligen van voormalige werknemers die hun personeelsdossiers willen bekijken; Sommige staten hebben echter wetten met betrekking tot de toegang van medewerkers tot personeelsdossiers. Daarnaast reageren veel werkgevers te goeder trouw op voormalige werknemers die tijdig een verzoek indienen om hun personeelsdossiers te bekijken.
Haal uw voormalige werknemershandboek op uit uw persoonlijke bestanden. Als u geen kopie van uw werknemershandboek hebt bewaard, neemt u contact op met uw vorige werkgever om de procedure voor het aanvragen van uw tewerkstellingsdossier aan te vragen. Bekijk in de tussentijd de vacatures die u momenteel moet bepalen welke arbeidsgerelateerde documenten u mist. Organiseer uw persoonlijke arbeidsmiddelen in afwachting van uw personeelsdossier. Stel een lijst samen van bepaalde werkdocumenten die u wilt bekijken en kopiëren. Gebruik dit als een checklist van bestandsmateriaal om te bekijken en te kopiëren wanneer uw voormalige werkgever uw verzoek inwilligt.
Stuur alle informatie met betrekking tot de personeelsaanvraag voor personeelsdocumenten naar uw vertegenwoordiger of advocaat als u een vertegenwoordiging van derden hebt. Wanneer voormalige werknemers een wettelijke vertegenwoordiging hebben, is het gebruikelijk dat de advocaat of juridisch adviseur het verzoek indient. Als een advocaat een schriftelijk verzoek indient voor uw dossiermateriaal, moeten werkgevers kopieën maken naar de vertegenwoordiger van een werknemer.
Ga naar de website van uw staat op de afdeling arbeidswetgeving en lees de wetten met betrekking tot personeelsverzoeken voor personeelsdossiers. Als u in dienst was bij een werkgever in de privésector, zoek dan naar wetten met betrekking tot de verplichting van bedrijven om kopieën te maken van het personeelsdossier van de voormalige werknemers. Staatswetten met betrekking tot toegang door voormalige werknemers in de publieke sector kunnen worden aangepakt door de arbeidswetgeving van de staat of door de statuten betreffende de vrijgave van openbare registers. Medewerkers van de overheid worden beschouwd als openbare werknemers, daarom zijn regels die van toepassing zijn op hun baan soms gecodificeerd in wetgeving met betrekking tot open registratiewetten of Sunshine-wetten. Sunshine-wetten bieden het publiek toegang tot records in het publieke domein.
Stel een schriftelijk verzoek op voor uw personeelsdossier. Als uw voormalige werkgever een beleid heeft voor het aanvragen van werkbestanden, is de kans groot dat het beleid schriftelijk wordt aangevraagd. Aan de andere kant, als de arbeidsafdeling van uw staat bepaalde stappen voor het aanvragen van werkbestanden vereist, moet u mogelijk een schriftelijk verzoek indienen. In sommige gevallen moeten ex-werknemers hun schriftelijke aanvraag per aangetekende post indienen, zodat ze een registratie van het verzoek hebben.Zelfs als uw werkgever geen verzendvereisten heeft, overweeg dan om een gecertificeerde retourbon te gebruiken om uw verzoek te verzenden. Dit zorgt ervoor dat u een record hebt van wanneer uw verzoek is verzonden en ontvangen door het bedrijf.
Tips
-
Om tijd te besparen, houdt u een kopie bij van uw huidige werkgever. Het is eenvoudiger om vanaf het begin van uw dienstverband uw eigen persoonlijke arbeidsbestand samen te stellen. Bewaar een kopie van uw werknemershandboek, zodat u een handige referentie hebt, mocht u vragen hebben over het werkgelegenheidsbeleid nadat u uw baan hebt verlaten.
Waarschuwing
Mogelijk moet u de kosten van fotokopieën betalen wanneer u uw bestand bekijkt. Veel werkgevers zullen gratis kopieën van uw arbeidsdocumenten verstrekken; Werkgevers zijn echter ruimschoots in hun recht om redelijke kosten in rekening te brengen voor het fotokopiëren van bestanden van personeelsdossiers.
