E-mail is een essentieel onderdeel van veel banen en bedrijven. Zakelijke e-mailcommunicatie is bijna net zo belangrijk als face-to-face communicatie en kan langer duren. Zakelijke e-mails moeten altijd een weerspiegeling zijn van professionaliteit en een zakelijk doel hebben. Het is gemakkelijk om in slechte e-mailgewoonten te vervallen, dus voortdurend bewustzijn en waakzaamheid met betrekking tot e-mailomgang zijn noodzakelijk en essentieel voor een professioneel bedrijfsimago.
Onderwerp veld
Het onderwerpveld is net zo belangrijk als het hoofdgedeelte van de e-mail. Het is een professionele kop naar uw e-mailbericht en heeft woorden nodig die dat weerspiegelen. Gebruik de juiste grammatica in het onderwerpveld zonder spelfouten en gebruik de juiste hoofdletters en kleine letters. Breng het doel van uw e-mail in een korte, beknopte zin over. "Over het Winfield-project", "Terug naar u over uw account", "Vragen over tijd en aanwezigheidssoftware" zijn voorbeelden van zakelijke lijnen voor e-mailberichten. Gebruik nooit straattaal, grof taalgebruik of zelfs losse zinnen als 'Hallo', 'Hoe gaat het?' Of 'Vraag'.
Groeten en sign-offs
Gebruik professionele begroetingen en sign-offs om uw elektronische communicatie consistent te houden met het professionele bedrijfsimago dat u via e-mail wilt overbrengen. Zelfs als u een oud, vertrouwd zakelijk contact met wie u veelvuldig correspondentie e-mailt, e-mailt, moet u uw begroetingen en aftekeningen professioneel en hoffelijk houden. Gebruik voor nieuwe en onbekende contacten 'Geachte heer Smith' en 'Groeten' voor begroeting en aftekening. Voor meer bekende contacten zijn 'Beste Amy' en 'Ik waardeer het!' Informeler en toch professioneel.
Opmaak, bijlagen en signatuurbestanden
Formatteren in zakelijke e-mail is niet nodig en kan ervoor zorgen dat de e-mail verstrikt raakt in spamfilters. Gebruik bijlagen met zorg en alleen met voorafgaande kennis en goedkeuring van de ontvanger, met name grote bijlagen. Handtekeningenbestanden moeten zo kort mogelijk zijn.
Taal en toon
De taal en toon van e-mailcommunicatie moeten net zo professioneel zijn als andere schriftelijke mededelingen. Gebruik beleefdheid, goede grammatica, spelling, woordenschat en interpunctie. Gebruik algemene zakelijke taal, geen straattaal, grof taalgebruik of losse zinnen. Het is belangrijk om een attente, vriendelijke toon in e-mail te gebruiken. Schrijf geen e-mail als u boos, overstuur of gefrustreerd bent. Het komt over in de toon, zelfs als onbedoeld. Neem evenveel zorg met e-mailformulering als met telefoongesprekken en face-to-face gesprekken met zakenpartners.
E-mail don'ts
Schrijf geen drie alinea's wanneer een paar zinnen voldoende zijn. Gebruik geen e-mail om kwaad of geïrriteerd te zijn of iemand te straffen. Stuur geen e-mails met haast - neem de tijd om het adres van de ontvanger opnieuw te lezen, spellingscontrole uit te voeren en het te verifiëren voordat je het verzendt. Misbruik de carbon copy en blind carbon copy op e-mails niet. Gebruik e-mail op het werk niet voor niet-professionele doeleinden.
