Informatie is van cruciaal belang voor het beheer van elke vorm van onderneming, ongeacht of deze van bedrijf, non-profitorganisatie, academicus of overheid is. Zonder dit zouden de essentiële beheersfuncties van het controleren en inzetten van de middelen van de onderneming om haar doelstellingen te bereiken, onzeker, zo niet onmogelijk zijn. Hoe groter de organisatie, des te wezenlijker en veeleisender de informatie-eisen zijn. Het verzamelen, verwerken en verspreiden van informatie aan het management is een cruciale organisatorische taak geworden. Beheer op verschillende niveaus in een organisatie voert verschillende functies uit, die elk verschillende soorten informatie vereisen. Operationele en analytische informatie zijn twee van deze verschillende typen.
Managementfuncties
Elke onderneming heeft een vorm van visie nodig over wat het is, waar het voor staat en waar het naartoe gaat. Het hogere management neemt van oudsher de mantel van het nemen van dit soort beslissingen en het uitwerken van strategische en organisatorische plannen voor de middellange en lange termijn om het een wenselijk pad naar zijn doelstellingen te bieden.
Tegelijkertijd moet de organisatie de goederen en / of diensten produceren en leveren die door haar klanten op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis worden vereist en om dit proces effectief te beheren.
Strategische informatievereisten
De informatie die nodig is om strategische beslissingen te nemen, houdt voorspellingen in van veranderingen in niveaus en soorten vraag naar de diensten van de organisatie; het type en de beschikbaarheid van de middelen die de organisatie nodig heeft om haar goederen en / of diensten te produceren, inclusief arbeid, grondstoffen, financiering, uitrusting en gebouwen om te opereren; en potentiële externe factoren zoals economische voorspellingen en wettelijke omgevingen.
Vereisten voor operationele informatie
Het beheer van de dagelijkse organisatorische functies vereist informatie over wat er op uurbasis, dagelijks, wekelijks en maandelijks moet worden geleverd; welke middelen beschikbaar zijn om de vereiste resultaten te produceren; wat er daadwerkelijk wordt geproduceerd; en wat echt kan worden geleverd, samen met informatie om tekorten of ongewenste overschotten te verhelpen.
Verschil tussen analytische en operationele rapportage
Analytische rapportage is gericht op ondersteuning van de strategische en planningsfuncties van het senior management. Operationele rapportage is gericht op ondersteuning van de dagelijkse organisatorische functies.
Daartoe is analytische rapportage gericht op het verstrekken van informatie over het grote beeld van de organisatie en de richting ervan, met historische gegevens, trendprojecties en samenvattende informatie, maar geen gedetailleerde niveau-gegevens. Operationele rapportage is gericht op ondersteuning van besluitvorming in een mogelijk snelbewegende omgeving, met een gedetailleerd beeld van de huidige en de onmiddellijke toekomst, zodat individuele acties in realtime of bijna realtime kunnen worden beheerd.
