Een kerkgebouw kan een ideale locatie zijn voor culturele groepen, gemeenschapsbijeenkomsten en educatieve evenementen. Als u de beheerder bent van een groep die een kerkgebouw wil huren, kunt u een introductiebrief schrijven. Beschrijf uw groep en waarom u de faciliteit wenst te huren. Deze brief kan u helpen bij het boeken van de kerkfaciliteit.
Vermeld de naam en contactgegevens van uw organisatie. Geef relevante achtergrondinformatie over de geschiedenis van uw organisatie en de huidige doelen. Beschrijf wat voor soort activiteit u in gedachten heeft, hoe vaak en wie de leiding zal hebben.
Schrijf de tijden en datums van het geplande evenement. Geef aan of het evenement alleen eenmalig is of dat het doorlopend wordt gehouden. Geef aan hoeveel mensen aanwezig zijn of een verwacht bereik. Geef aanvullende informatie, bijvoorbeeld of u van plan bent een geluidsinstallatie in te stellen en of u van plan bent om eten te serveren. Geef aan of u kinderopvang nodig heeft. Geef aan of u een conciërgeservice nodig heeft of dat uw groep dit zal regelen.
Vermeld de naam en contactgegevens van uw aansprakelijkheidsverzekeraar. Vermeld de voorwaarden van uw dekking.
Vraag een vergadering aan. Wees voorbereid op het bespreken van voorwaarden en onderteken een overeenkomst.
