Een van de meest voorkomende taken van managers en bedrijfseigenaars is het plannen van werknemers. De omstandigheden van elke medewerker beïnvloeden haar beschikbaarheid. Het invullen van personeelsbehoeften met een planning kan een wekelijkse uitdaging zijn, vooral wanneer u te maken krijgt met ziektes van werknemers, noodsituaties en vakanties. Gelukkig voor managers kan het opstellen van een werknemersplanning worden vereenvoudigd door een paar eenvoudige stappen te volgen.
Items die je nodig hebt
-
Spreadsheet-programma
-
Papier en pen of potlood (optioneel)
Open uw favoriete spreadsheetprogramma zoals Microsoft Works, Microsoft Office of Open Office en maak acht kolommen. Label de eerste kolom "Naam" en de resterende zeven kolommen voor de dagen van de week. Als alternatief kunt u een pen en papier gebruiken door het papier in acht kolommen te vouwen en driemaal dubbel te vouwen.
Markeer in de eerste kolom de namen van uw werknemers. De namen kunnen in elke volgorde worden vermeld, zolang alle werknemers zijn inbegrepen. Maak een rij voor elke medewerker.
Plaats een "X" in een cel waar een werknemer niet beschikbaar zal zijn. Als Maria bijvoorbeeld niet in staat is om op woensdag te werken, plaatst u een 'X' naast haar naam in de kolom Woensdag. Het blokkeren van niet-beschikbare dagen zal uw schema helpen vormgeven en voorkomen dat u per ongeluk planningsconflicten creëert voor uw werknemers.
Vul uw rooster in door de uren die moeten worden gewerkt elke dag naast de naam van elke werknemer in te vullen, waarbij de werkuren voor elke dag in de juiste kolom worden toegevoegd. Bijvoorbeeld, als David van 9:00 tot 17:00 uur zal werken. Voeg van maandag tot en met vrijdag "9-5" toe naast de naam van David in elk van die dagelijkse kolommen.
Voltooi uw planning door na te gaan met wie u elke dag naar uw werk moet werken en zorg ervoor dat u voldoende personeel heeft toegevoegd om alle werkuren of ploegen die nodig zijn te dekken. Een bedrijf met drie werkdiensten zou bijvoorbeeld elke dagelijkse kolom onderzoeken om er zeker van te zijn dat ten minste één medewerker was gepland om te werken tijdens elke ploegendienst. Als u meer dan één persoon per dienst nodig heeft, past u uw planning dienovereenkomstig aan.
Tips
-
Als u geen spreadsheetprogramma hebt, download Open Office voor een gratis spreadsheet met volledige mogelijkheden.
Veel bedrijven herzien ook hun schema's om er zeker van te zijn dat geen van hun werknemers wekelijks meer dan 40 uur aan werk is.
