Een conceptverklaring is een formeel document waarin een idee in woorden en / of grafische weergave wordt gepresenteerd aan beleidsmakers voordat het idee daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. De 'beslissers' kunnen een potentiële klant, het hogere management in uw eigen organisatie of een bestuur of een ander organisatie-orgaan zijn. Een conceptverklaring kan worden gebruikt voor een reclamecampagne, een voorstel voor een project of een oplossing voor een probleem.
Items die je nodig hebt
-
Informatie over uw bedrijf
-
Ideeën voor uw bedrijf
-
Studies, rapporten of nuttige diagrammen (optioneel)
Verzamel de informatie
Bepaal de details van het programma of project dat u wilt voorstellen.
Notities schrijven over elk aspect van het programma of project dat u kunt bedenken.
Anticipeer op eventuele bezwaren die de beslissingsnemers (uw klant, het management van het bedrijf of het bestuur van de organisatie) mogelijk hebben tegen uw voorstel en noteer uw geplande antwoorden op elk bezwaar.
Maak een lijst van alle voordelen van het implementeren van het project of programma dat u kunt bedenken. Met andere woorden, bepalen hoe de potentiële klant, het bedrijf in het algemeen of de specifieke groep werknemers of afdeling, of de gemeenschap of kieskring die het bestuur vertegenwoordigt, voordeel zullen halen uit het project of programma.
Identificeer wie elke taak moet uitvoeren om het project of programma te voltooien als de conceptverklaring is goedgekeurd. Zullen de taken worden voltooid door specifieke afdelingen of leden van het bedrijf, worden uitbesteed aan andere bedrijven of worden doorverwezen naar subcomités van het bedrijf voor voltooiing.
Overweeg logische vragen die de beleidsmakers kunnen stellen en antwoorden op die vragen kunnen opschrijven.
Bedenk eventuele problemen die zouden kunnen ontstaan tijdens of als gevolg van dit programma of project, als het wordt goedgekeurd en geïmplementeerd. Ga zitten en maak een lijst van elke mogelijkheid die je maar kunt bedenken. Gebruik een mind map-indeling waarin je willekeurig ideeën genereert die proberen alle "wat als's" voor te stellen.
Bepaal hoe waarschijnlijk het is dat dit project of programma zal slagen en noteer uw voorspelling samen met de redenen waarom.
Organiseer uw notities in secties of categorieën om gemakkelijker een formele schriftelijke conceptverklaring voor te bereiden.
Bereid een conceptverklaring voor
Open een nieuw document in uw tekstverwerkingsprogramma en maak een titelpagina met de naam van het voorgestelde project, de woorden "Project Concept Statement" onder de projectnaam, een projectlogo (indien van toepassing) en de datum. Centreer de tekst op de pagina in een groot lettertype.
Start een nieuwe pagina en maak koppen voor alle verschillende categorieën die u kunt bedenken om uw programma of project duidelijk te verwoorden. Voorgestelde koppen zijn onder meer: Beschrijving van het voorgestelde project, Achtergrond, Bedrijfsprobleem, Doel, Overzicht, Voordelen, Beperkingen of Beperkingen, Bekende risico's, Variabelen, Verantwoording / Gevolgen van niet-uitvoering van Project, Benodigde resources, Projectbeheer / Verantwoordelijkheid en Waarschijnlijkheid van succes. Misschien wilt u de kopjes vet maken of onderstrepen, zodat ze eruit springen.
Schrijf de informatie in uw aantekeningen in logische zinnen en paragrafen onder elke kop, indien van toepassing. Gebruik opsommingstekens voor lijsten met items voor eenvoudiger lezen en duidelijkheid. Gebruik genummerde lijsten voor sommige items, zoals de voordelen en variabelen. Wees bondig maar grondig en laat geen enkel gebied leeg.
Overweeg de bezwaren en vragen die u hebt vastgesteld en die de besluitvormers mogelijk hebben en zorg ervoor dat u proactief op elk van hen hebt gereageerd binnen de betreffende secties van het document - zonder ze als zodanig te identificeren (d.w.z. noem ze geen Mogelijke bezwaren).
Voeg voetnoten en appendices toe om de beslissers te laten zien waar u feiten, getallen, schattingen of voorspellingen hebt gebruikt of om diagrammen, tekeningen of ander beeldmateriaal op te nemen om het projectconcept te beschrijven of te presenteren.
Evalueer het definitieve document
Druk een kopie van de definitieve versie van uw document af en lees deze alsof u een van de beleidsmakers bent. Maak mentale (of fysieke) aantekeningen van gedachten of ideeën die tijdens het lezen in je opkomen.
Herzie het document zo nodig om eventuele gedachten of problemen die zich hebben voorgedaan tijdens het beoordelen van het document aan te pakken.
Druk nog een exemplaar af.
Proef het laatste document, op zoek naar typefouten en fouten. Laat een andere persoon uw document proeflezen, want het is gemakkelijk te lezen over typografische fouten.
Druk het benodigde aantal exemplaren van de projectconceptverklaring af in afwachting van uw ontmoeting met de beleidsmakers.
Tips
-
Haast je niet om een conceptverklaring voor een project te maken. U wilt er zeker van zijn dat u grondig bent geweest en op elke mogelijkheid geanticipeerd voordat u de besluitvormers hebt ontmoet om de zaak voor uw idee te presenteren.
Waarschuwing
Zorg ervoor dat u de inhoud van uw conceptverklaring niet plagieert. Geef altijd voldoende krediet voor eventuele directe offertes of informatie die u niet persoonlijk hebt gecreëerd.
