Wanneer een bedrijf machines, voertuigen, software of andere items koopt die kwalificeren als activa vanwege hun bruikbaarheid op lange termijn, worden deze beschouwd als kapitaaluitgaven. Vanwege de aanzienlijke kosten, plannen de meeste bedrijven van tevoren voor deze aankopen; maar wanneer machines kapot gaan of nieuwe technologie een mogelijkheid biedt voor een bedrijf om processen te stroomlijnen, moet de besteding van grote hoeveelheden geld worden afgewogen tegen het nut van de aankoop. Om een beleid met betrekking tot deze uitgaven te maken, moet het management de geschiedenis van de uitgaven van het bedrijf onderzoeken en dienovereenkomstig conclusies trekken.
Controleer de vorige boekhoudkundige gegevens om eventuele uitgavenpatronen voor kapitaalgoederen te bepalen en om de niet-geplande jaarlijkse uitgaven als gevolg van vervanging van apparatuur te schatten.
Stel een sjabloonbudget op dat eerdere ervaringen en geplande uitgaven omvat. Schat het percentage niet-geplande kapitaaluitgaven en meet een vergoeding voor die items.
Bepaal hoe beslissingen over onvoorziene uitgaven in het verleden zijn genomen en merk op hoe succesvolle beslissingen zijn geformuleerd.
Schrijf procedures voor het identificeren van kapitaaluitgaven die naar de begroting gaan, inclusief RFP (verzoek om voorstellen) sjablonen, biedingsvereisten, betalingsvereisten, documentatie van behoefte en een lijst van beoordelingen en goedkeuringen die moeten plaatsvinden voordat de kostenpost in de begroting wordt opgenomen begroting.
Schrijf een actielijst die beschrijft hoe beslissingen over ongeplande uitgaven moeten worden genomen. De due diligence die wordt toegepast op gebudgetteerde uitgaven moet worden opgenomen, plus een systeem voor het vergelijken van verwachte uitgaven met aannames voor de opbrengsten en het evalueren van het risiconiveau dat samenhangt met de besteding van dat geld.
Organiseer uw beleid met een inleiding waarin de doelen van het beleid worden vermeld, een hoofdstuk over geplande kapitaaluitgaven en het proces om deze op te nemen in de begroting, een sectie over niet-geplande kapitaaluitgaven en hoe deze moeten worden geëvalueerd, en een beleid voor het bepalen van de hoeveelheid vergoeding voor niet-geplande kapitaaluitgaven die in de jaarlijkse begroting moeten worden opgenomen.
Tips
-
Een beleid is alleen zo goed als de handhaving ervan. Tijdens het proces van het maken van uw beleid, moet u van alle betrokken managers vragen om actief deel te nemen aan de formulering en schriftelijke goedkeuring te verkrijgen voor elk belangrijk onderdeel van het beleid.
Waarschuwing
Wees voorbereid om uw nieuwe beleid aan te passen naarmate gelegenheden zich voordoen. Het beheersen van het risico van het maken van niet-geplande kapitaaluitgaven vereist een sterke en responsieve boekhoudafdeling die in een oogwenk nauwkeurige financiële informatie kan verstrekken.
