Elektronische cheques of e-checks behoren tot de snelstgroeiende betaalmethoden. Volgens de Electronic Payments Association (NACHA), een non-profitorganisatie die toezicht houdt op het geautomatiseerde Clearing House-netwerk (ACH), groeide het conversievolume van ARC-cheques met meer dan 600 miljoen betalingen tot 3,5 miljard en vertegenwoordigde 33 procent van de ACH-transactie van financiële instellingen groei in 2007 "(zie referenties 1). Controle van de conversie is eenvoudig, veilig en efficiënt en zorgt voor een snellere verwerking, minder geretourneerde cheques en eerdere fraudebescherming.
Items die je nodig hebt
-
Controleer de verwerkingsservice
-
Controleer de scanner en software (voor conversie van het verkooppunt)
Backoffice-conversie
Met Back Office Conversion kan een bedrijf een papieren cheque accepteren voor betaling en dit elektronisch converteren op een centrale locatie. Op dit moment in het proces is het enige verschil dat klanten een melding moeten ontvangen dat hun cheques worden geconverteerd en de keuze moet hebben om af te zien. Als een klant ervoor kiest om af te zien, bent u niet verplicht om zijn cheque te accepteren.
De transactie vindt plaats via een eenmalige Automated Clearing House (ACH) -debet. Door betalingsinformatie van de cheque te gebruiken, maakt uw verwerkingsservice voor cheques een ACH-bestand en verzendt dit via het ACH-netwerk naar de bank van de klant. Het account van de klant ontvangt een afschrijving voor het bedrag en u ontvangt een tegoed.
Na het verzenden van betalingsinformatie naar de verwerkingsservice voor cheques, zou u een kopie van de cheque maken en bewaren en het origineel vernietigen.
Zodra de transactie is voltooid, ziet u de transactie onmiddellijk op uw bankrekening staan als een normale storting.
Point-of-Purchase Conversion
Verkooppuntconversie vindt plaats op de bedrijfslocatie. De klant schrijft een cheque en ontvangt de cheque terug wanneer het proces voltooid is. Hoewel u de cheque niet behoudt, tekent de klant, hetzij elektronisch of op papier, een ontvangstbewijs dat de verantwoordelijkheid voor de cheque op zich neemt.
Terwijl de cheque door een scanner loopt, wordt informatie van de cheque van de klant overgebracht naar de verwerkingsservice voor cheques. De verkregen betalingsinformatie maakt de creatie van een ACH-bestand mogelijk. De verwerkingsservice voor cheques verzendt het bestand naar de bank van de klant via het ACH-netwerk, waarbij het account van de klant een afboeking ontvangt voor het bedrag en u een tegoed ontvangt.
Zodra de transactie is voltooid, ziet u de transactie op uw bankrekening staan als een normale storting. Geconverteerde cheques zullen normaal de bank van de klant binnen een dag na ontvangst wissen.
Tips
-
Maak je huiswerk voordat je een check-verwerkingsservice kiest. Vergoedingen en diensten lopen sterk uiteen en verdienen een zorgvuldige afweging. Elektronisch overboeken van geld vereist een hoge mate van beveiliging. Zorg ervoor dat het elektronische controlesysteem dat u gebruikt beschikt over goed ingeburgerde beveiligings- en versleutelingshulpmiddelen.
Waarschuwing
Volgens de federale wetgeving moet u klanten op de hoogte stellen als u van plan bent e-checks te gebruiken. Melding kan plaatsvinden door de melding op te nemen in een rekeningafschrift of door de melding op een opvallende plaats te plaatsen, meestal in de buurt van een kassa. U moet klanten ook een kopie van de kennisgeving verstrekken voor hun persoonlijke gegevens. Voor backoffice-conversies moet u een kopie van de cheque bewaren voor een periode van twee jaar.
