Met hoge verwachtingen van liefdadigheidsritten zoals Livestrong Challenges, de Pan-Mass Challenge en andere nationaal erkende wielerevenementen lijkt het misschien onmogelijk om je eigen sponsoractie voor het goede doel te organiseren. Maar als je de ritvoorbereiding afbreekt, de juridische en logistieke problemen begrijpt die je tegenkomt en weet wat voor middelen er beschikbaar zijn, moet het plannen van een fietstocht om geld in te zamelen een vlotte rit zijn.
Voorbereiding
Selecteer een datum voor het evenement op basis van andere atletiekevenementen in het gebied of fondsenwervers die mogelijk afstand nemen van uw kernpubliek. Kies een regendatum als de doelgroep divers is in fietservaring of gericht is op gezinnen en kinderen. Als de liefdadigheidsrit echter gericht is op ervaren ruiters of mountainbikers, zou het weer hen niet moeten ontmoedigen om te rijden.
Een stuurgroep vormen met ten minste een evenementencoördinator en vrijwilligerscoördinator die ervaring hebben met het organiseren van een wielerevenement en / of deelnemen aan wedstrijden in soortgelijke evenementen. Ze helpen u om details te vermijden die belangrijk zijn voor fietsers en fietstochten.
Stel een budget-, kosten- en streefbedrag voor fondsenwerving vast.
Selecteer een locatie en een back-uplocatie (in het ideale geval vier tot zes maanden van tevoren.) U hebt voldoende tijd nodig om toestemming te krijgen, noodzakelijke vergunningen in te dienen en gemeenten te coördineren om de details van het evenement op te slaan. Houd de back-uplocatie in gedachten en wees klaar om snel te handelen als uw eerste keuze wordt geweigerd.
Kies de fietsroute. Voor een mountainbike-evenement, match trail moeilijkheid met de ervaring niveaus van de renners. U wilt misschien één route selecteren en meer gevorderde rijders meerdere routes laten afronden. Markeer routes duidelijk met pijlen en waarschuwingsmarkeringen die niet kunnen worden verward met bestaande routemarkeringen. Voor een rit op de wegfiets, bedenk een reeks afstandsopties voor rijders. Doorgaans voldoet een reeks routes van 10, 25 en 50 mijl aan de meeste liefdadigheidsfietsers. Als je avontuurlijk bent, neem dan een route van 75 of 100 mijl. Gebruik de langste route als de "basis" voor alle andere afstanden; voor de kortere afstanden, omlooppunten berekenen. Ontwikkel een turn-by-turn keu-vel.
Vestig rustplaatsen om de 10 mijl voor een racefietsevenement en elke 3 mijl voor een mountainbike-evenement. Bepaal voor elk rustgebied een groep vrijwilligers (bij voorkeur iemand met een medische ervaring), water, voedsel, eerste hulp, een veilige plek voor ruiters om hun fietsen te plaatsen en een middel voor ruiters om naar de badkamer te gaan.
Locatie, sponsors, registratie
Neem contact op met gemeenten, parken en recreatiecommissies en politie-afdelingen in de buurt van de fietstocht. Als u een mountainbiketocht organiseert, moet u waarschijnlijk een vergunningsaanvraag indienen om de accommodatie te gebruiken en een verzekering af te sluiten. Voor een rit op de weg zijn in sommige townships aanwezigheid van de politie en toestemming vereist om borden te plaatsen die het evenement promoten en de banen markeren.
Benader lokale fietswinkels, buiten- en sportcentra en sportschoolbezitters voor mechanische assistentie, om uitnodigingen uit te delen aan hun klanten en om vrijwilligers te voorzien of een rustruimte te runnen in ruil voor marketing. Als je van plan bent om swag bags aan deelnemers te geven, vraag dan aan de eigenaars van een fietswinkel om spullen voor de tassen te doneren.
Neem contact op met lokale supermarkten en voedselwinkels om voedsel en water te doneren voor, tijdens en na de rit in ruil voor reclame. Vraag lokale bedrijven om een rustruimte te sponsoren door voedsel, water, mechanische ondersteuning en / of port-a-potties aan te bieden en werknemers die niet werken tijdens de uren van uw evenement uit te nodigen om de ontspanningsruimte te runnen. Nodig ondernemers uit om teams te vormen om mee te rijden in uw evenement.
Plaats uw evenement op Active.com of BikeReg.com om deelnemersregistraties te accepteren. Active.com is beter zichtbaar en kan niet-fietsers naar het evenement trekken. BikeReg.com richt zich specifiek op fietsers.
Regelen van EMT-ondersteuning, ondersteuning van wagens, koersmarkeringen, slabbetjes (RoadID-sponsors rijden en kunnen slabbetjes leveren als onderdeel van hun ondersteuning) en een schema voor vrijwilligerswerk. Neem contact op met lokale brandweerkorpsen, Lions-clubs en vrijwilligersambulancekorpsen om medische ondersteuning te bieden.
Verzekering "Special Event" verzekering als dat nodig is. De meeste parken en recreatieafdelingen zullen u laten weten wat hun verzekeringsvereisten zijn. Houd er rekening mee dat de kosten en vereisten sterk kunnen variëren, afhankelijk van de staat waarin uw evenement zich bevindt, of uw rit plaatsvindt op staats- of lokale eigendommen en het aantal verwachte rijders.
