Een barbecue is een geweldige manier om geld in te zamelen om een organisatie of liefdadigheidszaak te steunen, terwijl mensen de kans krijgen om deel te nemen aan een goedkope en gezinsvriendelijke activiteit. Afhankelijk van hoeveel tijd je hebt en hoeveel mensen je wilt bijwonen, heb je mogelijk een groter ondersteuningsnetwerk van vrijwilligers en lokale verkopers nodig die schenkingen in natura aanbieden. Begin het evenement een paar maanden van tevoren te plannen om voldoende tijd te hebben om het eten en de logistiek te coördineren.
Verschillende taken delegeren
Overweeg de verschillende prioriteiten voor de barbecue en zoek iemand om verantwoordelijkheid te nemen voor elke taak. Misschien wilt u dat iemand de leiding heeft over decoraties, verantwoordelijkheid neemt voor het promoten van het evenement, kaartverkoop uitvoert of toezicht houdt op de inkoop en het bereiden van eten en drinken. Sommige van die vrijwilligers hebben mogelijk meer hulp nodig, dus wees voorbereid op het werven van meer vrijwilligers voor elk specifiek comité.
Een fondsenwervend doel oprichten
Bepaal voordat u begint met het organiseren van de barbecue hoeveel geld u nodig heeft om te verhogen. Dan kun je vanaf daar achteruit werken. Als u bijvoorbeeld besluit om $ 1.000 te verhogen, zoek dan uit hoeveel tickets dat vertegenwoordigt. Achteruit werken vanuit uw doel helpt u te bepalen hoe breed u het evenement moet promoten en hoeveel u moet vragen voor elk bord eten.
Vind sponsors en donateurs
Onderzoek potentiële donoren en sponsors, zodat u een sterk pleidooi kunt houden voor hoe uw organisatie is afgestemd op hun waarden. Bel van tevoren om met de manager te praten en zeg dat je haar wilt komen opzoeken om haar over je organisatie te vertellen. Vertel haar in het kort over uw zaak en zeg dat u manieren wilt vinden om samen te werken. Ze kan zelf spullen doneren. Als u op zoek bent naar bedrijfssponsoring, vraag dan om een specifiek bedrag. Geef lokale bedrijven een sponsorpakket met de naam van hun bedrijf in reclame- en promotiemateriaal. Vraag lokaal om te vragen om donaties van supermarkten en slagerijen. Wijkwinkels willen vaak community-evenementen ondersteunen. Begin met lokale onafhankelijke bedrijven en vertel hen over uw organisatie en uw doel om van dit evenement een groot feest voor de gemeenschap te maken. Probeer ook lokale bakkerijen, groothandel vleesverkopers en coffeeshops te benaderen. Aanbieding om bedrijven te promoten in ruil voor goederen en diensten. Als een lokaal aardappelchipbedrijf bijvoorbeeld zakken met fiches doneert voor de fondsenwerver, maak dan kleine bordjes op de chipstafel die dankbaarheid uiten voor de steun van dat bedrijf.
Kies een goede locatie
Zoek een goede locatie met voldoende parkeergelegenheid. U wilt waarschijnlijk een buitenlocatie met ruimte voor voldoende tafels op voldoende afstand van waar rokers en grills worden opgesteld. Overweeg een plaats met toegankelijke toiletten en ruimte voor het opzetten van het evenement. Een goed ingericht openbaar park is een goede keuze. Of je nu kiest om het eten binnen of buiten te serveren, kies een plek die zich casual voelt, want een barbecue is zelden een formele gebeurtenis. Als u de barbecue binnen organiseert of een onvoorziene locatie kiest voor een regenachtige dag, kiest u een locatie met gemakkelijke toegang tot een buitenkeuken. De inzamelingsactie kan worden gehouden in een kerkzaal, een gemeenschapscentrum, het hoofdkantoor van een plaatselijke sociale club of een gymnasium op de school.
Promoot het evenement op grote schaal
In aanvulling op vliegers en posters, promoot de barbecue in lokale kranten en op community-gerichte blogs. Schrijf een persbericht met een beschrijving van uw goede doel en het soort voedsel dat u op de barbecue zult krijgen. Vermeld duidelijk de ticketprijzen, tijd en locatie. Voeg indien mogelijk een regendatum toe. Vermeld de namen van uw sponsors aan het einde van het persbericht. Voeg ook een methode toe waarmee mensen direct aan de organisatie kunnen doneren.
Een Grill huren
Verhuur van apparatuur zoals grills en rokers zijn vaak geprijsd met dagelijkse en wekelijkse tarieven. Verhuurbedrijven van feestartikelen voeren vaak grills, en sommige gebieden hebben gespecialiseerde grill- en rokerverhuurbedrijven. Als u besluit om barbecue-cateraars te huren, zullen zij hun eigen roosters en benodigdheden hebben. Je kunt ook vrijwillige grillmeesters werven die bereid zijn hun eigen uitrusting mee te nemen.
Het eten
Bestel vlees vooraf bij een slager, supermarkt of gespecialiseerde groothandel. Reserveer uw bestelling minimaal een week voor het evenement. Als je barbecuekip voor de fundraiser kookt, laat dan ongeveer anderhalf uur koken. Kippen kunnen in tweeën worden gedeeld en een grote barbecue-inzamelingsactie kan er op gericht zijn om minstens 300 helften te verkopen. Begin te koken voor de officiële starttijd, zodat eten klaar is wanneer mensen beginnen te arriveren. Bijgerechten zoals bonen, maïsbrood, koolsalade en macaroni-salade kunnen van tevoren worden bereid. Elk lid van de commissie eet- en drinkgelegenheden kan de verantwoordelijkheid voor één of twee bijgerechten op zich nemen en deze thuis of in de benodigde hoeveelheden kopen. Maïskolf is een ander klassiek bijgerecht. Maiskolven moeten op de grill op de dag van het feest worden gekookt.
