Financiële afdelingen zijn een integraal onderdeel van een organisatie en bieden de brandstof om vooruitgang te boeken. Door goed te communiceren, geld verstandig te beheren en op de hoogte te blijven van de beschikbare kansen, kunnen financiële afdelingen zorgen voor een gestage geldstroom naar de organisatie.
Ontwikkel een nauwkeurige begroting
Financiële afdelingen streven ernaar een realistisch budget te ontwikkelen dat duidelijk aangeeft wat de organisatie zal uitgeven. Op deze manier helpen ze alle takken van de organisatie om hun activiteiten te plannen. Het budget moet duidelijk aangeven hoeveel afdelingen kunnen besteden aan elke specifieke activiteit of noodzaak, zoals nieuwe apparatuur. Om een nauwkeurig budget te maken, moet de financiële afdeling effectief communiceren met de hoofden van andere afdelingen om te bepalen wat ze nodig hebben en onrealistische doelstellingen wijzigen.
Coördineren met andere afdelingen
Een financiële afdeling moet er ook naar streven de geldstroom te coördineren met de activiteiten van de organisatie, door gebruik te maken van langetermijnplanning en zich voor te bereiden op de behoeften op korte termijn. Dit houdt in timing en zorgt ervoor dat de organisatie voldoende middelen heeft voor haar activiteiten wanneer dat nodig is. Met andere woorden, als een organisatie in november een grote subsidie ontvangt maar in juli geld nodig heeft voor een nieuw project, moeten de financiële afdeling en andere afdelingen bespreken of ze voldoende geld kunnen verzamelen of later het project moeten starten.
Koop fondsen
De financiële afdeling moet beslissen hoeveel schuld de organisatie moet hebben, rekening houdend met het vermogen om die schuld terug te betalen. De afdeling moet vervolgens beslissen welke financieringsbronnen - zoals leningen, aandelen en subsidies - het beste aansluiten bij de behoeften en het doel van de organisatie. Vervolgens moet het de beschikbare kansen en rentetarieven onderzoeken, indien van toepassing, en op deze kansen solliciteren. Op dezelfde manier moet de financiële afdeling de fondsen die zij ontvangt verstandig investeren om ze te laten groeien.
Schulden afbetalen
Financiële afdelingen moeten de crediteuren van hun organisaties op een tijdige en eerlijke manier terugbetalen. Dit toont schuldeisers aan dat de organisatie te vertrouwen is en de fondsen verstandig heeft beheerd, waardoor ze meer geneigd zijn om te blijven investeren in de organisatie. Bovendien moet de financiële afdeling beslissen hoeveel van eventuele overtollige fondsen onder aandeelhouders worden verdeeld om investeringen aan te moedigen.
Transparantie behouden
Een financiële afdeling moet streven naar transparantie van haar activiteiten, zodat investeerders, klanten of anderen die bij de organisatie horen, weten dat ze haar personeel kunnen vertrouwen. Dit betekent het verstrekken van gedegen en accurate financiële informatie aan alle belanghebbenden. Om dit doel te bereiken, moet de afdeling zorgvuldig alle transacties bijhouden en duidelijk communiceren met iedereen die informatie opvraagt.
