Loaner-laptops kunnen een voordeel zijn voor u en uw klanten. U verzamelt omzet en biedt gemak aan uw klanten. Wanneer uw IT-ondersteuningsafdeling echter laptops aan particulieren leent, is het van vitaal belang om een volgsysteem te hebben dat het verlies van laptops tot een minimum beperkt. U hoeft geen professioneel bedrijf te betalen om gespecialiseerde apparatuur te installeren om de leenlaptops bij te houden. In plaats daarvan kunt u de taak zelf uitvoeren.
Het volgsysteem voorbereiden
Voer een volledige inventaris uit van de laptops die u bezit. Noteer bij het invullen van de inventaris informatie zoals modelnummer, type apparatuur en serienummer.
Maak een speciaal nummer voor elke laptop om ze bij te houden wanneer u bent uitgelogd. U kunt een combinatie van letters en cijfers gebruiken.
Plak stickers op elke laptop met het bijbehorende serienummer en bewaar een inventarislijst op een veilige plaats.
Het volgsysteem ontwikkelen
Bepaal het type volgsysteem dat u wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld papierloos wilt gaan werken, moet u een document zoals een spreadsheet maken om de uitgeleende laptops bij te houden.
Ontwikkel een uitcheckformulier voor de laptop. Ongeacht of het formulier een papieren of een elektronische download is, u hebt dezelfde informatie nodig. Opnemen: uitgecheckt type apparatuur, kleur, kenmerken, activatagnummer, serienummer, modelnummer en lenersinformatie. Schrijf het leenbeleid op.
Leer uw medewerkers hoe ze het volgsysteem moeten gebruiken en houd elke uitgelogde laptop bij.
Het volgsysteem implementeren
Geef elke lener het laptop-uitcheckformulier. Als u een elektronisch systeem gebruikt, moet u het formulier afdrukken en de lener laten ondertekenen. Laat uw werknemers uw leenbeleid uitleggen.
Maak een wekelijkse inventaris van de leenlaptops die nog in uw bezit zijn.
Noteer alle laptops die nog in bruikleen zijn. Neem contact op met de lener als deze voorbij de vervaldatum is.
Tips
-
Als u een laptop voor een korte tijd uitleent, wilt u misschien een back-upsysteem. Eén back-upsysteem is om de identificatie van de lener te behouden. Als u bijvoorbeeld op een universiteitscampus bent, kunt u de collegekaart van de student als onderpand aanvragen om leenlaptops bij te houden.
Waarschuwing
Uw leenbeleid moet duidelijk het beleid van uw bedrijf toelichten met betrekking tot de persoonlijke verantwoordelijkheid van de lener voor verloren of gestolen leenlaptops.
