Wanneer iemand overlijdt, is er een fiduciaire verantwoordelijkheid voor zijn werkgever om de betalingen aan de nalatenschap of begunstigde in het jaar van overlijden correct te melden op een 1099-Misc of 1099-R in overeenstemming met de regels van de Internal Revenue Service. Deze betalingen staan los van een W-2 en dienen als inkomstendocumenten die door de nalatenschap of begunstigde worden gebruikt wanneer het tijd is om hun eigen belastingen in te dienen. De 1099-Misc zal worden ingediend door een werkgever, terwijl een 1099-R zal worden ingediend door een pensioenplan, zoals een gemeentelijke pensioenregeling.
Vul de gegevens van de betaler in. Dit omvat de bedrijfsnaam, het adres, de stad, de staat en de postcode, evenals de federale ID of het belastingidentificatienummer. Dit is een negencijferig nummer met twee cijfers, een streepje, gevolgd door zeven cijfers linksboven in het formulier 1099-Misc of 1099-R.
Vul de gegevens van de ontvanger in. Dit omvat de naam en het adres van de nalatenschap of begunstigde, samen met zijn federale ID of sofinummer. Dit staat net onder de informatie van de begunstigde op de formulieren. Als er een aangrenzend accountnummer is, moet dit ook in de opgegeven regel worden opgenomen.
Vul het betaalde bedrag in. Voor de 1099-Misc wordt dit in vak zeven van "Niet-werknemercompensatie". Voor de 1099-R is dit in vak 1 getiteld 'Bruto verdeling'.
Vul eventuele aftrekkingen in die uit de betaling zijn verwijderd. Zowel de 1099-Misc als de 1099-R hebben plaatsen voor federale, provinciale en lokale belastingen. Op basis van de belastingschijf van het individu en de nationale en lokale belastingcodes, moeten gelden worden verwijderd en in die vakken worden vermeld. Bijvoorbeeld, als de betaling $ 10.000 was en de overledene zich in de federale belastingschijf van 28 procent bevond, had zijn staat een inkomstenbelasting van zes procent en de lokale stad rekende een procent inkomstenbelasting, vervolgens zou de federale box $ 2.800 verwijderd hebben, staat $ 600 verwijderd en lokale $ 100 verwijderd.
Vul andere vakken in. Over het algemeen worden deze minder vaak gebruikt op zowel de 1099-Misc als de 1099-R-formulieren. Als de overledene bijvoorbeeld een meerwaarde behaalt uit de verkoop van aandelen, moet dat worden vermeld in het juiste vak. Als de werkgever premies voor verzekeringspremies namens de overledene heeft betaald en het geld niet belastbaar was, zou dat bedrag moeten worden vermeld in het vak op het formulier.
Houd het 1099-formulier bij en verzend het. Eén exemplaar van de 1099 wordt bewaard voor uw administratie. Eén exemplaar wordt naar de begunstigde of nalatenschap van de overledene gestuurd.
Dien een 1096-formulier in bij de IRS. Een 1096 is een formulier dat alle 1099's combineert die een werkgever verzendt. Het is een manier om de hoeveelheid papierwerk die de IRS ontvangt te consolideren. Op de 1096 is het volledige bedrag aan federale belasting dat u hebt betaald samen met de rest van uw bedrijfsrendement.Als het bedrijf zich in de volgende staten bevindt: Alabama, Arizona, Arkansas, Connecticut, Delaware, Florida, Georgië, Kentucky, Louisiana, Maine, Massachusetts, Mississippi, New Hampshire, New Jersey, New Mexico, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, Texas, Vermont, Virginia of West Virginia, dan is het postadres:
Department of the Treasury Internal Revenue Service Center Austin, TX 73301
Als het bedrijf zich in de volgende staten bevindt: Alaska, Californië, Colorado, District of Columbia, Hawaï, Idaho, Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Maryland, Michigan, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Utah, Washington, Wisconsin of Wyoming, mail de 1096 naar:
Department of the Treasury Internal Revenue Service Center Kansas City, MO 64999
