De cash-uitbetalingscyclus maakt deel uit van het bedrijfsadministratieproces. Sommige bedrijfsadministratiefondsen beschouwen deze cyclus als een proces op zich, terwijl anderen het als onderdeel van een groter boekhoudproces beschouwen. Inzicht in de uitbetalingscyclus van contanten omvat het onderzoeken van het doel, de stappen van het proces en de verschillende werknemers die bij dat proces betrokken zijn. De Chief Financial Officer (CFO) helpt bij het instellen van contante uitbetalingsprocedures in bedrijven.
Contante uitbetaling
De cash-uitbetalingscyclus is het proces waarbij een bedrijf items koopt, van onderdelen voor een productieproces tot goederen voor commerciële verkoop, met contant geld. Dit proces is sterk afhankelijk van de beslissingen en goedkeuring van de boekhoudafdeling van een bedrijf. In een groot of bureaucratisch bedrijf omvat de cash-uitbetalingscyclus een handvol andere afdelingen dan de boekhouding, inclusief inkoop, ontvangst en productie. Contante uitbetaling kan niet alleen fysieke contanten omvatten, maar ook alle kasmiddelen, zoals cheques en kredietlijnen.
Stappen in de cyclus
Het startpunt van een uitbetalingscyclus in contanten is afhankelijk van het boekhoudplan van een specifiek bedrijf. Rechtlijnig uitgelegd, werkt de cyclus in principe zo: een bedrijf besluit een item of een groep items te kopen. De inkoopafdeling plaatst een inkooporder, die de boekhoudafdeling goedkeurt op basis van beschikbare geldmiddelen. De ontvangende afdeling ontvangt de bestelling van de leverancier op krediet. De boekhoudafdeling creëert al het nodige papierwerk voor de aankoop en betaalt de leverancier. De betaling van de leverancier vormt de daadwerkelijke contante uitbetaling.
De uitgavencyclus
Auteur James A. Hall debatteert in zijn boek "Accounting Information Systems" dat de cash-uitbetalingscyclus deel uitmaakt van een groter proces, de Expenditure Cycle. Volgens Hall vormen de cash-uitbetalingscyclus en het systeem van aankopen / crediteuren de twee elementen van het eerste deel van de uitgavencyclus. In deze cyclus bepaalt het systeem voor aankopen / crediteuren de materiële behoeften van een bedrijf en koopt het materialen aan op basis van die behoeften. Dit systeem registreert alle inkomende aankopen als voorraad en maakt accounts aan voor elke leverancier. Tijdens de uitbetalingscyclus van contanten, verzamelt de boekhoudafdeling informatie over alle openstaande rekeningen en betaalt deze uit via contante uitbetaling. Deze cyclus is min of meer identiek aan de standaard contante uitbetalingscyclus, maar verdeelt deze in subcycli.
Meer informatie over uitbetaling van contant geld
Uitbetaling van geld in kleine bedrijven werkt heel anders. Een onafhankelijke winkel kan bijvoorbeeld een persoon in dienst hebben die alle aankopen doet, alle betalingen verwerkt en saldi verwerkt via contante uitbetaling. Deze persoon behandelt ook kleine contanten voor aankopen.
In sommige gevallen heeft een uitbetalingssysteem voor contanten niets te maken met de inkoop van materialen door een bedrijf. De staat Californië noemt bijvoorbeeld het systeem waarmee het de winsten uit de staatsloterij uitbetaalt. Technisch gezien is elke cyclus waarbij een entiteit geld als contant geld of cheque uitbetaalt, een uitbetalingscyclus in contanten.
