Door de term 'technisch' toe te voegen kan alles complex lijken, maar het proces van het schrijven van een technische nieuwsbrief kan worden ontcijferd. Denk eraan, het punt van technisch schrijven is om het complex te transformeren, zodat het gemakkelijk te begrijpen is. U hoeft geen technisch schrijven te studeren om met succes technische documenten te produceren - u hoeft alleen de theorie en de elementen die bij het document horen te begrijpen. Met een beetje onderzoek en planning kan zelfs een beginneling met succes een technische nieuwsbrief schrijven.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Tekstverwerkingssoftware
-
Ontwerp- of lay-out software
-
Printer
De basis
Zorg ervoor dat je een beetje ervaring hebt met het onderwerp waarover je gaat schrijven. Hoewel u aanvullend onderzoek kunt doen zodat de informatie actueel is, is het niet raadzaam om instructies te bespreken of aan te bieden op een gebied dat u meestal vreemd is. De technische nieuwsbrief van juni 2002 van Edccorp.com dient als een voorbeeld van de elementen en opmaak die te vinden zijn in een technische nieuwsbrief.
Omvat een lijst met de onderwerpen en feiten die u wilt behandelen. Door georganiseerd te zijn, zult u voorbereid zijn en op details letten.
Interview personen in het veld dat u gaat behandelen. Externe accounts, vooral van ervaren professionals, geven geloofwaardigheid aan uw technische nieuwsbrief, evenals aan uw dimensie. Iemand die nieuw is in het veld heeft misschien een vaardigheid opgepikt die momenteel alleen op scholen wordt onderwezen. Een oudere professional kan een reden hebben om een bepaalde tool of methode voor een taak te verkiezen.
Maak een overzicht van uw nieuwsbrief door uw secties te schrijven en te bewerken; dit kan op een computer of op papier worden gedaan. Door nu uw secties op te stellen, kunt u beginnen met het bepalen van de voortgang van de nieuwsbrief en hebt u nog een mogelijkheid om secties te knippen die mogelijk niet relevant zijn voor deze editie. Als het zover is, heeft u de luxe om te focussen op uw grafische afbeeldingen en de algemene lay-out van uw technische nieuwsbrief, voorafgaand aan het afdrukken.
opmaak
Typ de tekst van uw nieuwsbrief in tekstverwerkingssoftware. Hoewel uw ontwerp- of indelingssoftware over tekstmogelijkheden beschikt, ontbreken mogelijk spellingscontrolemogelijkheden. Naast het dienen als een algemene spellingeditor, zou tekstverwerkingssoftware u in staat moeten stellen om uw gecorrigeerde tekst te kopiëren en in een tekstvak in uw ontwerp- of indelingssoftware te plakken. Als u dit wel doet, hoeft u uw gegevens niet twee keer te typen, maar voorkomt u ook fouten die u mogelijk over het hoofd ziet door rechtstreeks in uw lay-out over te typen.
Ontwerp de lay-out van uw technische nieuwsbrief. Typische nieuwsbriefopties zijn 8 1/2-door-11 of 11-bij-17 bedrukte voor- en achterkant en vervolgens in tweeën gevouwen. Voor opties voor lay-out op lange termijn is het raadzaam om te investeren in software zoals Adobe Creative Suite InDesign. Voor incidenteel gebruik kunnen sjablonen worden gemaakt in de Draw and Writer van OpenOffice of zelfs gratis online worden verkregen of tegen een kleine vergoeding. Voor degenen die papier willen besparen, bieden websites zoals www.cakemail.com sjablonen voor digitale distributie.
Voeg grafische elementen toe aan uw technische nieuwsbrief. Hoewel de besproken onderwerpen misschien complex zijn, hoeft het ontwerp van uw nieuwsbrief niet saai te zijn. Grenzen, afbeeldingen en kleuren kunnen worden gebruikt om visuele belangstelling toe te voegen. Dergelijke dingen moeten echter spaarzaam worden gebruikt; een technische nieuwsbrief wordt gewaardeerd voor de verstrekte informatie, grafisch ontwerp mag de inhoud niet overschaduwen. Newentrepreneur.com biedt tips over het maken van een nieuwsbrief met basisontwerpkennis, in het artikel "De perfecte bedrijfs- of organisatie-nieuwsbrief maken: twaalf stappen naar succes".
Druk uw nieuwsbrief af op uw thuisprinter of via een commercieel drukkerijbedrijf. Distribueer uw technische nieuwsbrief naar uw werknemers, contacten of klanten.
Tips
-
Afhankelijk van het publiek en de schaal waarop uw technische nieuwsbrief zal worden geproduceerd, kan het raadzaam zijn om een grafisch ontwerper te raadplegen om u te helpen bij uw lay-out.
Waarschuwing
In een technische nieuwsbrief hangt uw publiek af van uw kennis en expertise wanneer u instructies verstrekt. Verzin nooit details bij het geven van instructies over het uitvoeren van een taak, vooral als die taak potentieel gevaarlijk kan zijn.
