Er is altijd veel te doen op een bezoek aan een industriële site, vooral als het eindresultaat van een bedrijf afhangt van het rapport dat u na het bezoek aan bedrijfsleiders zult leveren. Het makkelijke deel van uw werk zal medewerkers van de fabriek ertoe brengen u in te wijden naar de kantoren en werkgebieden die u moet evalueren. Het moeilijke deel is om ervoor te zorgen dat de tour die je neemt en de gemaakte presentaties een accurate weergave geven van de aandachtspunten die je moet onderzoeken en evalueren. Nadat u de evaluatie hebt voltooid, stelt u een rapport voor industrieel bezoek op om uw bevindingen samen te vatten.
Ken de wet
Het is belangrijk op te merken dat een verslag van een industrieel bezoek niet noodzakelijkerwijs een wettelijke vereiste is, maar veeleer bestaat uit informatie die door sommige werkgevers vrijwillig wordt verzameld om de veiligheids- en risicobeheerprogramma's van het bedrijf te beoordelen. Het is geen vereiste van de federale Occupations Safety and Health Act van 1970, bekend als OSHA. Elke staat heeft echter zijn eigen vereisten onder OSHA, dus zorg ervoor dat u de regels kent die op uw organisatie van toepassing zijn. Een rapport van een industrieel bezoek kan nuttig zijn bij het presenteren van veiligheids- en risicobeheerinformatie aan potentiële verzekeraars en helpt organisaties ook bij het bepalen van manieren om de veiligheidsmaatregelen van werknemers te verbeteren.
Wees grondig en neem aantekeningen
Voor het schrijven van een hoogwaardig industrieel bezoekrapport is het belangrijk om verschillende methoden voor informatieverzameling te gebruiken: neem een notitieblok en een pen of een digitaal apparaat om notities te maken over onderwerpen die u moet verzamelen. Volg waarnemingen en verzamel hand-outs ontvangen van uw gastheer. Denk na over uw bezoek en noteer notities aan het einde van de werkdag. Dit is met name belangrijk voor bezoeken aan industriële sites die meerdere dagen duren.
Vragen stellen
Aarzel niet om vragen te stellen en gedetailleerde antwoorden te zoeken, door te blijven indien nodig voor meer informatie. Verzoek om ondersteunende documenten en houd details bij. Noteer de datum of datums van uw bezoek, de locatie van het filiaal en de locatie, het aantal werknemers en de vierkante meters van het gebouw. Het toevoegen van een kaart van de bezochte gebieden is ook nuttig. Let op de verschillende afdelingen, het aantal werknemers op elke afdeling en de namen van degenen met wie u spreekt.
Weet wat je moet opnemen
Begin met het rapport van het industriële bezoek door de doelstellingen van uw bezoek te vermelden en elk te volgen met observaties die zijn bereikt over het bereiken van het doel. Specifieke details met betrekking tot de doelstellingen zijn ook nuttig. Neem zoveel mogelijk details op over inspecties, werk- en veiligheidspraktijken en de verscheidenheid aan andere elementen die uniek zijn voor de industriële site die u bezoekt. Veiligheidsvoorzieningen ter plaatse en andere voorzieningen die de veiligheid van werknemers (en klanten, indien van toepassing) garanderen, moeten worden vermeld.
Vat de documentatie van veiligheidsmaatregelen samen
Uw rapport moet informatie bevatten over het beleid, de afdelingen en procedures die verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de veiligheid. Controleer en voeg samenvattingen van veiligheidslogs toe, die vaak records voor het onderhoud van voertuigen, drugtestverificatie en OSHA-veiligheidslogboeken bevatten. Informatie over werknemerscompensatie kan ook worden opgenomen. Het is handig om een woordenlijst of index voor te bereiden die de bijlagen bijhoudt die tijdens uw bezoek zijn verkregen en die u moet delen. Stel ook een managementsamenvatting van één pagina samen die de belangrijkste informatie in uw rapport samenvat. Plaats deze vooraan het presentatiemateriaal, zodat degenen die een overzicht van uw bezoek nodig hebben, snel wat ze nodig hebben kunnen krijgen op deze pagina.
Maak aanbevelingen
Uw rapport moet ook betrekking hebben op conclusies en aanbevelingen op basis van uw observaties tijdens het bezoek. Wees openhartig, objectief en bondig in het maken ervan. Gebruik discretie bij het opnemen van gevoelige informatie die op uw pad is gekomen als gevolg van het feit dat u op locatie bent. Uw aanbevelingen voor verbeterde beveiligingsmaatregelen zijn misschien een van de belangrijkste onderdelen van het rapport. Als een bedrijf geen regelmatige veiligheidsopleiding en updates van de beste werkwijzen biedt, merk dan op hoe dit kan worden opgenomen in de bedrijfscultuur. Aanbevelingen kunnen zowel proactief als reactief zijn, vooral als ze illustreren hoe het bedrijf en zijn werknemers moeten reageren in een noodsituatie op de werkplek. Er moeten ook rampenparaatheidspogingen worden ondernomen.
Wees je eigen redacteur
Nadat u uw aantekeningen hebt samengesteld en het rapport hebt geschreven, moet u ervoor zorgen dat het voldoet aan de vereisten die door het bedrijfsbeleid zijn vastgelegd in termen van lengte en vereiste inhoud. Als dit niet voor u is gebeurd, richt u dan op een rapport van vijf pagina's met ondersteunende bijlagen. Zorg ervoor dat de rapportpagina's zijn genummerd. Het toevoegen van titels, opsommingstekens en subkoppen helpt bij het organiseren van de inhoud en het verbeteren van de leesbaarheid. Controleer de feiten tegen uw on-site opmerkingen. Voer natuurlijk altijd de spellingcontrole uit en geef het rapport vervolgens een tweede doorlezing om eventuele fouten op te sporen. En het allerbelangrijkste is om het rapport van de industriële site snel in te dienen.
