Door regelmatig audits uit te voeren, kunt u de nauwkeurigheid en kwaliteit van uw bedrijfsrecords verbeteren. Een audit omvat meestal het controleren van interne ontvangsten en bankafschriften om fouten te vinden. Sommige fouten hebben te maken met zorgeloze schrijffouten en kunnen snel worden verholpen, terwijl andere fouten opzettelijk of frauduleus zijn en aanzienlijke schade kunnen veroorzaken.
Identificeer auditdoelstellingen, zoals het ontdekken van onbedoelde fouten of het repareren van gebieden die verbetering behoeven. Ontwikkel een algemeen kader om een standaard auditroutine te beschrijven. Maak bijvoorbeeld een controlelijst die de rapportagemethoden gedetailleerd beschrijft.
Verzamel relevante documenten, zoals gespecificeerde lijsten met uw uitgaven en recente bankafschriften. Bepaal een afsluitingsperiode, zoals het einde van de maand, zodat u transacties binnen een bepaalde periode kunt afstemmen. Veel transacties, zoals stortingen, overschrijvingen en opnames, worden niet onmiddellijk gewist, maar vereisen een paar dagen voordat ze op uw account worden gestort.
Verzamel informatie zodat uw bankrekeningen daadwerkelijke transacties weergeven. Vermijd het aanraken van gegevens van langere tijd omdat je meer kans maakt om overweldigd te raken. Gescheiden gegevens per subgroep zodat u in plaats van informatie in een inkomstenrekening te combineren, categorieën als verkoop, rentebaten en verzendkosten kunt onderscheiden.
Sla resultaten op in een veilige, georganiseerde methode, zodat u snel informatie kunt ophalen als u deze nodig hebt, bijvoorbeeld als de IRS uw bedrijf controleert. Vermijd het bewijs van kosten weg te doen (over het algemeen voor meer dan $ 75). Gebruik een boekhoudsoftware (niet alleen een spreadsheet of grootboek) en scan uw kwitanties om de hoeveelheid papier die u gebruikt te minimaliseren.
Beoordeel de staat en federale wetgeving. Het congres heeft bijvoorbeeld de Sarbanes-Oxley-wet in 2002 aangenomen, waardoor veel controlewerkzaamheden zijn gewijzigd. Blijf op de hoogte van de IRS-voorschriften en de limieten van de Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), zodat u niet-verzekerde bedragen kunt storten.
Tips
-
Huur personeel, zoals een part-time boekhouder of een tijdelijke assistent, in om informatie te sorteren. Raadpleeg echter een Certified Public Accountant (CPA) als u met complexe problemen te maken krijgt.
Waarschuwing
Afzonderlijke taken die contant geld inhouden om de interne controle te versterken. Een medewerker die informatie vastlegt, mag bijvoorbeeld niet dezelfde persoon zijn die dagelijks contant geld telt.
