Computertechnologie leidt ons naar een tijdperk van elektronische opslag. Bedrijven van alle soorten zijn trendgericht in de richting van het papierloze kantoor in een poging om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen. Ondanks deze groeiende nadruk op geautomatiseerde gegevens, is een groot deel van de uitgevoerde activiteiten nog steeds afhankelijk van de opslag van hard copy-documenten. De beslissing om laterale of verticale bestanden in een kantooromgeving te gebruiken, is afhankelijk van verschillende factoren.
Historische archivering
In de loop der jaren is de behoefte aan archivering toegenomen met de bevolkingsgroei en de geboorte van nieuwe bedrijven. Beroepen zoals rechten en medicijnen vereisen een volledige en nauwkeurige schriftelijke registratie van relaties met klanten. Fabrikanten en detailhandelaren vertrouwen op klantendossiers om verkoop- en recordaankopen te leiden. In het verleden heeft de behoefte aan documentopslag industriële niches gecreëerd voor bedrijven die ernaar streven aan verschillende archiveringsbehoeften te voldoen. De opslag van documenten op de werkplek is geëvolueerd van gestapeld papier op planken en in kleine gaten tot goed doordachte archiveringssystemen die bij veel fabrikanten verkrijgbaar zijn.
Verticale archiefsystemen
Verticale kasten zijn de oudste van de belangrijkste archiefkasten in populair gebruik. Ze kunnen zijn gemaakt van hout of metaal en zijn verkrijgbaar met twee, vier of vijf laden. Twee-laden-bestanden worden geproduceerd om te voldoen aan standaard bureauhoogtes als een kwestie van compatibiliteit met het werk. Verticale bestanden van vijf laden zijn doorgaans 60 inch hoog en worden niet vaak gebruikt in werkkantoren omdat de bovenste lades te hoog zijn voor eenvoudige toegang. Ze worden gebruikt in ruimtes voor massaopslag waar ruimte schaars is. Verticale bestanden worden geleverd in twee standaard ladeformaten voor documenten van standaardbrieven en legale formaten.
Lateral Filing Systems
Laterale bestanden bieden enkele duidelijke voordelen ten opzichte van verticale bestanden. Ze zijn geschikt voor documenten van zowel letter- als legal-formaat. Laterale bestanden bieden meestal maar liefst een derde meer archiefruimte dan verticale bestandslades. Omdat ze beschikbaar zijn in bureaugevaren, dienen ze het dubbele doel van bestanden en credenza. Beide laden zijn gemakkelijk toegankelijk terwijl u zit. Waar het werkstation de beschikbaarheid en beschikbaarheid van bepaalde bestanden vereist, is het laterale bestand een ideale opslagoplossing. Vanwege deze functie alleen zijn ze het voorkeursopslagsysteem voor leidinggevenden en professionals.
Filing Tips
Let bij het kiezen van archiefkasten voor uw bedrijf goed op hoe de bestanden zullen worden gebruikt en door welk personeel. Inside-vertegenwoordigers of technische ondersteuningsmedewerkers die snelle toegang tot documenten nodig hebben, kunnen het best worden bediend met zijarchiveringssystemen. Het is het beste om te overleggen met archiveringsprofessionals voordat een toezegging wordt gedaan aan een laterale of verticale indiening. Leveranciers van grote kantoorapparatuur hebben geschoold personeel beschikbaar om de meest efficiënte aanvraag voor een bepaalde onderneming aan te bevelen. Ze zullen plannings- en opmaakschema's aanbieden als onderdeel van het verkoopproces.
Opties om te overwegen
Overleg met verschillende kantooraanbieders bij het overwegen van bestandssystemen om er zeker van te zijn dat u het meeste krijgt voor uw geld. Overweeg mogelijke besparingen door gebruikte artikelen van dealers of op veilingen te kopen. Als de financiën krap zijn, kijk dan eens naar de optie om de vereiste archiveringsapparatuur te leasen.
