Organisaties hebben prikkels om hun loonactiviteiten te controleren. Naast fraude die middelen afvoert, zijn er ook voorschriften met betrekking tot belastingen, werkgelegenheid en gegevensprivacy die juridische en financiële gevolgen hebben voor niet-naleving. Payroll-audits bevestigen de nauwkeurigheid van de salarisadministratie, identificeren zwakke schakels in de verwerking van de lonen en zorgen ervoor dat compensatieprocedures en -beleid het risico minimaliseren. Ze dienen ook als een kruiscontrole die eerdere controlebevindingen aankaartte. Of ze nu worden uitgevoerd door een intern team of een externe accountantsorganisatie, de checklists voor loonaudits hebben betrekking op de belangrijkste categorieën.
Verifieer werkrecords
Payroll centres rond het hoofdbestand van elke medewerker en het record van de organisatie van de toegewezen betalingstarief van een werknemer. Factoren waarmee rekening wordt gehouden, zijn onder meer het aantal werknemers, de uitkeringsgerechtigden, de arbeidsstatus en de inkomsten van het jaar. Payroll-audits vergelijken de inhoud van het bestand met uitgegeven betalen, wijzigingen bijhouden en autorisaties wijzigen en herzien beveiligingsmaatregelen zoals toegang. Een audit van een hoofddossier bevestigt ook dat alleen actieve, in aanmerking komende werknemers worden betaald en beoordeelt de tijdigheid van werknemersafscheidingstransacties.
Bestudeer Payroll-verplichtingen
Een loonadministratie-auditor wil ervoor zorgen dat brutoloon en eventuele aftrek van salaris correct zijn berekend. Belastingheffing, pensioenbijdragen, premies en garanties moeten worden geverifieerd. Accountants beoordelen de salarisvoorschotten en leningen aan werknemers, rekening houdend met het bestaan van schriftelijk beleid, adequate documentatie en administratieve checks and balances. Bonussen en commissies worden vergeleken met verkoop- en incentiveprogramma's en van toepassing zijnde beleidslijnen en procedures. Uitgestelde vergoedingen, zoals betaalde vakantie in een andere betaalperiode, verdienen ook de aandacht van een auditor.
Controleer tijdregistratietransacties
De gewerkte uren moeten op papier of elektronisch worden gedocumenteerd om werknemers op de juiste manier te kunnen betalen. Betaalde vrije dagen kunnen worden gekoppeld aan uren werk, waarbij een controle van ziekteverlof, persoonlijk verlof, betaald militair verlof en vakantiedagen vereist is. Het tijdwaarnemingsaspect van een loonaudit audit zal overbetalingen, onderbetalingen en discrepanties onthullen in ondertekeningsprocedures die zijn opgezet om oneerlijke tijdrapportage te verminderen.
Verifieer tewerkstellingskosten
Gewatteerde onkostendeclaraties die de loonkost opblazen en mogelijk regels van de Internal Revenue Service schenden, kunnen worden ontdekt in een payroll-audit.Naast dat ervoor wordt gezorgd dat verzoeken om terugbetaling voldoen aan het bedrijfsbeleid en de goedkeuringsprocedure, controleren loonauditeurs de ontvangstbewijzen en berekenen ze de totalen voor de nauwkeurigheid. Het controleren van de rekeningen of kostenplaatsen die overeenkomen met betalingen voor reis- en andere arbeidskosten zorgt ervoor dat financiële overzichten nauwkeurige waarden presenteren voor de kosten van verkochte goederen, arbeid en voorraad.
