Bestandsorganisatie verbetert de workflow voor een zakelijk of persoonlijk kantoor. Er bestaan talloze bestandssystemen om aan verschillende behoeften en voorkeuren te voldoen. Standaard bestandsformaten vallen allemaal in een van de drie brede categorieën: onderwerp, numeriek en alfanumeriek. Kantoormedewerkers gebruiken de alfanumerieke methode wanneer bestanden zowel woorden als nummers moeten bevatten.
Hoe bestanden te ordenen
Alfanumerieke bestanden hebben een label met woorden en cijfers. Deze combinatie kan een naam en een telefoonnummer of klantnummer bevatten. Bedrijven of individuen met weinig bestandsmappen kunnen zich organiseren met behulp van namen. Voor grote aantallen bestanden is numerieke ordening vereist, omdat werknemers het bestand vaak vinden met behulp van een codenummer.
Alfanumerieke archivering gebruiken
Zorg ervoor dat elk codenummer geldt voor slechts één bestand. Organiseer de bestanden in numerieke volgorde. Gebruik elastieken of verdelers om bestanden te bundelen in stapels van tientallen of honderden, afhankelijk van het totale aantal bestanden om een bepaald aantal gemakkelijker te vinden te maken.
