Archief is een van die belangrijke taken die niemand van ons leuk vindt om te doen. Wanneer u een nieuw bestandssysteem opzet, moet u het op een manier maken dat u het gemakkelijk kunt gebruiken. Sommige mensen zetten hun systeem graag op basis van het alfabet en een voor een op nummer. Anderen stellen het in op categorie en vervolgens op het alfabet. Kies wat voor u werkt.
Items die je nodig hebt
-
Dossierkast
-
Manilla-bestanden met tabbladen
-
Kartonnen scheidingswand met tabbladen
-
Fijne puntmarkering
Organiseer uw categorieën zoals huur of hypotheek. Bewaar bestanden voor uw gebouw, nutsvoorzieningen en benodigdheden. Doorloop al je papierwerk. Geef elk onderwerp een categorie. Probeer uw categorieën samen te laten vallen met IRS-categorieën, het maakt het gemakkelijker aan het einde van het jaar.
Maak een scheidingslijn voor elke categorie. Schrijf op de scheidingslijn in welke categorie het is. Leg ze apart.
Als u een factuur betaalt, moet u de datum schrijven waarop u deze hebt betaald op de rekening die u bewaart of op de kwitantie. Als u cheques gebruikt, noteert u het chequenummer en het betaalde bedrag op de bon. Als u elektronisch betaalt, noteert u het bevestigingsnummer en het betaalde bedrag. Noteer al je papierwerk voor de datum waarop je eraan werkte, ook al is het geen factuur. Voorbeelden van ander papierwerk zijn bankafstemming, facturen voor bestellingen en facturen die naar klanten worden gestuurd. Documenteer vervolgens elke bon of stuk papierwerk in uw boekhoudsysteem. Quickbooks en Microsoft Money hebben uitstekende programma's voor boekhouding van kleine bedrijven.
Stel een manilla-map in voor elk afzonderlijk deel van de categorie die u in stap 1 hebt vermeld. Een voorbeeld zou zijn, de categorie is Hulpprogramma's en de mappen zijn ABC Electric, CITY water en riool en INT-internetverbindingen. Als uw bedrijf verkopers heeft, stelt u afzonderlijke bestanden in voor elke leverancier. Stel bestanden in voor elk van uw klanten. Doorloop elke categorie en stel alle afzonderlijke mappen in.
Stel een bestand in voor elke medewerker. Omdat de meeste kleine bedrijven geen personeelsafdelingen hebben om werknemers af te handelen en gegevens bij te houden, moet u er op zijn minst een eenvoudig bestand over bewaren. Plaats hun salarisadministratie. Documenteer elke training die ze hebben voltooid. Bewaar kopieën van licenties als dit nodig is. U zult ook eventuele geschillen die zij met u hebben gehad, willen documenteren. Noteer waar het geschil over ging en wat het resultaat was.
Bewaar een apart bestand voor uw kwitanties wanneer u iets koopt voor uw bedrijf. Documenteer ze eerst in uw grootboek. U wilt ze dan in het bestand plaatsen. Ga eenmaal per maand door het ontvangstbestand en plaats ze in het juiste bestand en categorie. U kunt de maandbonnen samen nieten en de maand erop schrijven. Zelfs als u een creditcard gebruikt, is dit extra documentatie als u door de IRS moet worden gecontroleerd.
Plaats de categorieverdelers in de archiefkast door ze te alfabetiseren. Alfabetiseer elk van de mappen binnen die categorie. Plaats ze achter de scheidingslijn. Blader door elke categorie en archiveer ze.
Tips
-
U kunt elk bestandssysteem aanpassen zodat u het gemakkelijk kunt gebruiken. Zolang je de informatie snel kunt vinden, is het een goed archiveringssysteem.
