Een fabrikant is een bedrijf dat consumenten- of zakelijke goederen produceert via een verscheidenheid aan processen. Bedrijfseigenaren en managers gebruiken audits als hulpmiddel voor prestatiebeheer om de effectiviteit en efficiëntie van hun activiteiten te meten. Deze audits kunnen financieel of operationeel zijn. Terwijl de financiële audit doorgaans beoordeelt hoeveel geld wordt besteed aan een proces, test de operationele audit de kwaliteit van het product en de productienormen. Auditors - meestal van een openbare accountantsfirma - zullen een checklist ontwikkelen om een fabrikant te auditen.
Eerste vergadering
Bedrijven die openbare accountantskantoren gebruiken voor hun fabricagecontroles, hebben doorgaans een eerste vergadering om de auditspecificaties te bespreken. Reikwijdte van de controle, duur, aantal auditors en kosten zijn enkele punten die in de vergadering moeten worden besproken. Bedrijven kunnen meerdere vergaderingen hebben en biedingen doen om de laagste kosten voor het best mogelijke auditteam te behalen. Eigenaars en managers zullen de vergadering ook gebruiken om de legitimiteit van de openbare accountantsfirma en haar accountants te bepalen. Hierdoor kunnen bedrijven het trackrecord en de reputatie van het bedrijf in de zakelijke omgeving evalueren.
Planningsfase
De planningsfase is de plaats waar auditors de gebruiksaanwijzingen, waarderingsregels of procedures van de fabrikant en andere relevante documenten zullen beoordelen. Auditoren zullen ook bepalen welke processen moeten worden gecontroleerd en welke stappen moeten worden gevolgd bij het uitvoeren van veldwerk. Sampling is de specifieke stap waarbij auditors een bepaalde hoeveelheid informatie van het bedrijf vragen. Deze informatie vertegenwoordigt documenten en aantekeningen die het bedrijf heeft samengesteld tijdens zijn normale activiteiten. Auditors vragen deze informatie vóór aankomst bij de hand te hebben, zodat er minder tijd wordt besteed aan het verzamelen van informatie tijdens de audit.
Veldwerk
Veldwerk is de belangrijkste testfase van een audit. Auditors zullen het productieproces observeren, medewerkers interviewen en de voorbeelddocumenten testen. Door productieprocessen te observeren kunnen auditors uit de eerste hand zien hoe het bedrijf werkt en of elke medewerker de procedures volgt. Het interviewen van werknemers is een cruciale stap, omdat auditors hierdoor kunnen ontdekken hoe goed elk individu haar rol in het productieproces begrijpt. Auditors kunnen zich ook afvragen waarom de medewerker functies op een bepaalde manier voltooit. Door het testen van de voorbeelddocumenten kunnen auditoren informatie herberekenen om de nauwkeurigheid en validiteit ervan te bepalen.
Eindvergadering
De laatste vergadering maakt deel uit van de afrondingsfase van de productie-audit. Auditors brengen hun audit-notities en -informatie ter bespreking met het management van het bedrijf. Auditors zullen eventuele variaties of afwijkingen die in de audit zijn gevonden, bespreken. Officiële externe audits resulteren in een auditoordeel, dat wordt vrijgegeven aan externe belanghebbenden uit het bedrijfsleven. Interne audits mogen geen officieel rapport bevatten; het eindresultaat kan een document zijn dat hun bevindingen en aanbevelingen voor correcties uiteenzet.
