Of u nu een nieuwe non-profitorganisatie bent die de wereld wil veranderen of een kleine groep die probeert geld in te zamelen voor schoolbanduniformen, het accepteren en verwerken van contante donaties kan lastig zijn. Goedbedoelende fondsenwervers hoeven niet veel te doen om in ernstig heet water te komen met de IRS, dus gebruik tips in deze gids om tijd en moeite te besparen door het instellen van strenge financiële praktijken. Ontdek hoe u contante donaties verwerkt, een betaalrekening opent en internet gebruikt om contant geld te ontvangen, zodat uw groep anderen kan helpen in plaats van herhaaldelijk uit te leggen hoe de inspanningen van de groep worden ondersteund.
Open een bankrekening in de naam van uw organisatie of oorzaak. Hiervoor is meestal documentatie vereist. Neem dus je charter, statuten, statuten en andere soorten papierwerk mee die kunnen worden gebruikt als bewijs van de missie en principes van je organisatie.
Geef twee ondertekenaars opdracht voor alle contante transacties met uw bankrekening. Deze "vereiste dubbele handtekening" kost niet meer om te implementeren, maar het helpt de donoren en leden er zeker van te zijn dat uw organisatie in stijgende lijn is.
Stel een standaard "gelddonatieformulier" op en eis van elke schenker om er een te vullen elke keer dat een bijdrage wordt gedaan. Dit formulier moet de naam van de donor, het adres en andere contactinformatie bevatten, een plaats voor het contante bedrag, de datum en het moet ook alle voorwaarden beschrijven waaronder de donatie - geheel of gedeeltelijk --- toegestaan is als een belastingafschrijving. Voeg een regel toe voor de handtekening van de persoon die de schenking accepteert.
Kwalificeer elk geschenk om ervoor te zorgen dat het binnen de missie van uw organisatie past. Zorg ervoor dat er geen "strings" aan vastzitten en dat er geen belangenconflict of tegenprestatie is geïmpliceerd binnen de bijdrage voordat uw groep het accepteert.
Ga akkoord met een standaardmethode voor het verwerken van contributiedoosdonaties. Gebruik een zogenaamd dubbeltelig telsysteem waarbij ten minste twee leden van de groep getuige moeten zijn van elke schenkingsverrichting. Fysieke controle van deze boxen moet strikt worden gecontroleerd. Houd een gedetailleerd overzicht bij van de tijden, datums en mensen die donatieboxfondsen tellen, overdragen, storten of anderszins verplaatsen.
Stel rapportagegrenswaarden in voor gelddonaties om juridische checks and balances te creëren. Sommige groepen hebben consensus nodig voordat een bepaald bedrag kan worden geaccepteerd (bijvoorbeeld $ 1.000) om bepaalde speciale interesses namens de groep te controleren.
Overweeg het gebruik van een service van derden zoals Pay Pal om contant geld te verwerken. Er is geen website vereist (hoewel veel clubs vinden dat het eenvoudig is om naar Pay Pal te linken via een link naar een startpagina) en supporters veilige donaties kunnen doen bij hun bank of creditcard. Het papieren spoor is uitgebreid en gemakkelijk te gebruiken. Pay Pal kan ook automatische maandelijkse abonnementen voor frequente gevers instellen.
Stel Excel (of andere database softwareprogramma) spreadsheets in om alle kassabonnen bij te houden. Breek cashbox-donaties, cheques, creditcardtransacties, Pay Pal-opbrengsten en extra inkomstenontvangsten uit om bij te houden waar het geld van de groep vandaan komt voor toekomstige marketinginspanningen.
Werk samen met een bankier of accountant als uw lidmaatschap geen teamlid omvat dat zich op zijn gemak voelt met de financiën. Stuur altijd een dankbrief naar geschenkgevers onmiddellijk nadat hun contante donatie is ontvangen. Deze extra toets, wanneer deze tijdig wordt verzonden, herinnert de donor aan hun bijdrage, spreekt boekdelen over de dankbaarheid van de groep en legt de weg voor toekomstige campagneaanspraken.
