Het komt niet vaak voor, maar soms betaalt een begunstigde nooit een cheque. Of een werknemer het loonstrookje vergeten is of een leverancier zijn bedrijf heeft verlaten, een cheque met een ouderwetse datum kan leiden tot een boekhoudkundig raadsel. Maak een accountingbeleid om na een bepaalde periode contact op te nemen met ouderwetse cheque-houders. Stel nog een tijdsbestek in om de ouderwetse cheque af te schrijven. Als uw staat is onderworpen aan niet-geclaimde eigendomsrechten, moet u die boekhouding vragen om een verplichting tegenover de staat.
Over verouderd controles
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, verloopt een cheque nooit echt ". Een bank is niet verplicht om een cheque in te wisselen als deze meer dan zes maanden na de controledatum is. De bank heeft echter de vrijheid om een cheque met oude datum te eren, ongeacht eventuele beperkingen vermeld op de cheque. Veel staten hebben niet-geclaimde eigendomsrechten die bedrijven verplichten om niet-opgeëiste gelden terug te geven aan de staat in plaats van eenvoudigweg de kosten af te schrijven.
Neem contact op met de begunstigde
Stel een beleid in om contact op te nemen met de eigenaren van niet-opgeëiste cheques. Het lijkt misschien dwaas om een begunstigde aan te sporen een cheque in te wisselen, maar het bespaart u administratieve en boekhoudkundige tijd en problemen op de weg. Bepaal intervallen voor contact, zoals zes maanden en één jaar. Om ervoor te zorgen dat u dit beleid kunt implementeren, moet u de boekhouding verplichten om contactgegevens te verzamelen, zoals telefoonnummer, e-mailadres en fysiek adres, voordat u cheques uitbetaalt.
Draai de cheque om
Stel een tijdsbestek in om verouderde cheques af te schrijven in uw boekhoudkundige handboek. Het exacte tijdsbestek is aan u, maar een jaar of twee jaar zijn beide gemeenschappelijke benchmarks. Om de cheque af te schrijven, debiteert u de geldrekening en crediteert u de originele onkostenrekening. Stel dat u een leverancier $ 100 voor leveringen een jaar geleden heeft betaald en dat hij nooit de cheque heeft verzilverd. Om de cheque om te keren, debiteert u contant voor $ 100 en crediteert u de kosten voor $ 100.
Registreer een Liablity
Als uw staat niet-geclaimde eigendomsrechten heeft, moet u mogelijk het geld na een bepaalde periode aan de staat teruggeven. Als een niet-geclaimde eigendomswet van toepassing is, stel dan een beleid in om een nieuwe aansprakelijkheid te creëren om rekening te houden met het verschuldigde bedrag aan de staat. Als de controle op de voorraad van $ 100 bijvoorbeeld is onderworpen aan niet-geclaimde eigendomsrechten, zou u de niet-geclaimde propertyaansprakelijkheidsrekening debiteren voor $ 100 en kredietleveringskosten voor $ 100. Wanneer u het geld wel omzet naar de staat, debiteert u de aansprakelijkheidsrekening voor $ 100 en creditt u contant voor $ 100.
