Innovaties op het gebied van elektronische communicatietechnologie vormden de aanzet tot het informatietijdperk, een periode met vloeiende, bijna onmiddellijke informatieoverdracht. De digitale wereld biedt interfaces zoals e-mail, instant messaging en chatrooms die helpen bij het gelijktijdig overbrengen van informatie naar een groot aantal mensen. Voor veel organisaties is elektronische communicatie een noodzaak geworden voor deelname aan de moderne handel. Elektronische handel heeft veel kansen geopend omdat het een grootschalige wereldwijde samenwerking mogelijk maakt.
Snelle verzending
Elektronische communicatie maakt snelle overdracht van goederen, geld en ideeën mogelijk. Dit elimineert de noodzaak voor werknemers om fysiek, via de post, persoonlijk of via de telefoon ideeën over te dragen. Dit gebeurt ook op grotere schaal - door bijvoorbeeld tientallen e-mailberichten te verzenden, bespaart de werknemer de tijd die nodig is om 12 telefoontjes te plegen of 12 memo's te verzenden. Om concurrerend te blijven, moeten moderne werkplekken op dezelfde snelheid werken als rivalen, met behulp van internet en elektronische communicatie.
Samenwerking op het gebied van informatie
Informatie is voor veel organisaties een waardevol handelsartikel. Bepaalde kenmerken, zoals nauwkeurigheid, toegankelijkheid, toepassing en zeldzaamheid, maken informatie waardevoller. Informatie die kan worden gebruikt om medewerkers te helpen bij het nemen van beslissingen is ook waardevol. De mogelijkheid om deze informatie snel te communiceren, draagt bij aan de waarde van de gegevens. Medewerkers die onderzoek doen en delen, komen sneller tot beter geïnformeerde beslissingen dan wanneer zij niet-elektronische communicatie zouden gebruiken.
Algemene informatiesystemen
Informatiesystemen maken gebruik van elektronische communicatie voor het verzamelen, verwerken, opslaan, ophalen en verspreiden van informatie. Deze systemen helpen de medewerkers in organisatie en samenwerking. Een kantoorinflatiesysteem bestaat uit de fysieke componenten, genaamd hardware, en de programma's die gebruikersvriendelijke communicatie-interfaces creëren, software genaamd. Computerbestanden genaamd databases store company, medewerker- en onderzoeksinformatie. Computers die via hardware en software zijn verbonden, worden netwerken genoemd. Netwerken zijn handige hulpmiddelen voor het delen van informatie en samenwerking op het werk.
Functies van elektronische communicatie op de werkplek
In sommige gevallen, zoals e-commerce, zijn communicatiesystemen nodig om de markt te betreden. In andere gevallen maakt het bedrijf gebruik van elektronische communicatie om gelijke tred te houden of te krijgen ten opzichte van concurrenten. Een goed beheerd communicatiesysteem houdt de werkplek efficiënter door snelle correspondentie en hulp bij het besluitvormingsproces te bieden door gemakkelijke toegang tot relevante informatie te bieden. Sommige bedrijven gebruiken elektronische communicatie om te helpen bij administratieve functies zoals planning, verwerking van transacties en het bijhouden van tijdschema's voor medewerkers. Elektronische communicatie kan ook helpen bij samenwerking tussen afdelingen die planningsaspecten zoals ontwikkeling, marketing en strategie met elkaar verbinden.
