Cash is het meest liquide actief van een bedrijf. Het is essentieel voor het betalen van facturen en het benutten van financiële kansen. Bedrijven ontvangen contanten uit verschillende bronnen, waaronder betalingen van klanten, dividenden op investeringen en verkoop van apparatuur en benodigdheden, naast vele andere bronnen. De meeste geldrekeningen van de meeste bedrijven ervaren gedurende de boekhoudperiode talrijke transacties. Ze registreren gedetailleerde informatie over deze transacties in het kasboek.
Dochteronderneming
Bedrijven gebruiken zowel een grootboekrekening als een grootboek om de financiële transacties van het bedrijf bij te houden. Het grootboek bevat accountgegevens voor elk account dat een bedrijf gebruikt. Dochterondernemingen bevatten gedetailleerde informatie over specifieke rekeningen. Een kasboek vertegenwoordigt één type dochterboek. Een kasboek legt gedetailleerde informatie vast voor afzonderlijke geldrekeningen. Deze accounts kunnen worden gescheiden op basis van individuele bankrekeningen of op basis van individuele locaties.
Account-Specific
Sommige bedrijven onderhouden verschillende bankrekeningen. Elke bankrekening kan worden gebruikt om specifieke functies binnen het bedrijf te beheren. Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld één bankrekening strikt voor de salarisadministratie, geven alle payrollitems ervan af en deponeren regelmatig voldoende geld om alle uitgegeven items te dekken. Een kasboek houdt een afzonderlijke transactielijst bij en een lopende balans voor elke individuele bankrekening. Wanneer het bedrijf een betaling uitvoert van - of een storting maakt in - een bepaalde rekening, registreert het die betaling in de bijbehorende kasboekrekening.
Location-Specific
Sommige bedrijven hebben afzonderlijke geldrekeningen voor afzonderlijke bedrijfslocaties. Elke geldrekening wordt gebruikt om specifieke geldtransacties die van toepassing zijn op een bepaalde locatie te beheren. Het kasboek onderhoudt een afzonderlijke transactielijst en een lopende balans voor elke locatie. Wanneer een locatie een betaling uitvoert of een storting bijhoudt, wordt de transactie vastgelegd in de bijbehorende grootboekrekening.
Kassaldo
De som van alle kasboekrekeningsaldi moet gelijk zijn aan het totale kassaldo dat is opgenomen in het grootboek van het bedrijf. Aan het einde van de maand beoordeelt het bedrijf elke kasboekrekening en verzoent het saldo van de rekening naar de back-updocumentatie, die zaken als bankafschriften, stortingsbewijzen en geannuleerde controles omvat. Na het afstemmen van elke kasboekrekening, totaliseert het bedrijf de saldi van alle geldrekeningen en vergelijkt dit totaal met het primaire saldo van de geldrekening. Eventuele discrepanties moeten worden onderzocht.
