Er zijn tijden dat u en uw medewerkers een paar dollar in contanten nodig hebben om te betalen voor kleine zakelijke uitgaven. Misschien moet je een paar kantoorbenodigdheden kopen, een cake betalen voor iemands verjaardag of gewoon een kleine verandering vinden voor bijvoorbeeld een parkeermeter. De meeste bedrijven gebruiken hiervoor contant geld, het controleren van betalingen in een kasboek. U moet een kleine kasbeheerder benoemen, meestal een boekhouder, een boekhouder of een andere supervisor om toezicht te houden op de activiteiten en, indien nodig, ontvangstbewijzen te verzamelen. Elke medewerker die een aankoop wil doen, moet deze vertegenwoordiger bezoeken in plaats van de kleine kassa of blik open te laten voor elke medewerker.
Koop een gereguleerde notebook - een kleine, journal-sized notebook is misschien de beste omdat hij in de kleine kassa past. Label de notebook met de startdatum, bedrijfsnaam en contactinformatie 'Als verloren, Contact'. Trek drie verticale lijnen langs de eerste pagina van de notebook. Label de vier resulterende kolommen Datum, Aankoop, Bedrag en Saldo. U kunt dit in de hele notebook blijven doen bij het begin van het kasboek of u kunt vertrouwen op de persoon die een nieuwe pagina begint om verder te gaan met het formaat.
Maak een lijst van het beginsaldo op zijn eigen regel met de geregistreerde datum. In de Aankoop kolom, noem het Beginsaldo. De eerste aankoop wordt op de tweede regel geregistreerd.
Plaats het startbedrag van kruimeldegoed in de doos of doos samen met het notitieblok.
Om een aankoop te doen, laat de werknemer de accountant of manager voorstellen wat hij nodig heeft en waarom. De accountant of manager kan het idee accepteren of afwijzen. Als dit wordt aanvaard, krijgt de medewerker toegang tot het kasboek en de doos of het blik.
Laat de werknemer een kwitantie indienen nadat hij de aankoop heeft gedaan. Bewaar alle bonnen samen, bevestigd door een paperclip, in de kruimeldoos of boek. Verwijder de ontvangsten maandelijks en bestand.
Voeg extra contant geld toe aan het kleine kasfonds door u terug te trekken uit het account van het bedrijf. De kleine kassamedewerker, zoals een accountant of manager, bepaalt hoeveel geld moet worden bewaard in kleine contanten, meestal minder dan $ 100.
Tips
-
Bewaar het kasboek en de doos of het blik op een veilige plaats, zoals het kantoor van de accountant of manager of in een kast. Laat het niet achter in een gemeenschappelijke ruimte, zoals de lunchroom of de vergaderruimte. Houd kleine contante aankopen klein, voor uitgaven zoals verzendkosten, parkeermeters of feestartikelen.
Waarschuwing
Neem geen grote aankopen op in het kasboek. Deze moeten worden verantwoord in het hoofdboek.
