De vier communicatiecomponenten zijn codering, decodering, transmissiemedium en feedback. De afzender van een persoonlijk of zakelijk communicatiebericht codeert en verzendt het via een of meer media naar de ontvanger, die het decodeert en antwoordt door feedback te geven. In het bedrijfsleven worden effectieve deals gesloten, kunnen managers hun werknemers motiveren en bedrijven helpen om met hun stakeholders om te gaan. Slechte communicatie kan leiden tot een laag moreel, productiviteitsverlies en een gebrek aan vertrouwen.
codering
De eerste communicatiecomponent is codering, wat de vertaling is van ideeën en concepten in symbolen en gebaren. De afzender begint met de beslissing om het bericht te verzenden. Goede ideeën raken vaak verloren als het coderingsproces mislukt is. Conversaties die verward zijn met irrelevante feiten en ingewikkelde logica, maken het bijvoorbeeld onmogelijk om een duidelijke en productieve dialoog over de feiten te hebben, volgens de professor van de Harvard Business School, John P. Kotter, en Lorne A. Whitehead, professor in de Universiteit van British Columbia. Misleidende communicatiestrategieën, zoals angstzorgen, kunnen angst oproepen over denkbeeldige risico's die mensen ook tegen een goed idee kunnen keren. Bedrijfsauteur Theodore Kinni schreef in Harvard Business School Working Knowledge dat de kracht van communicatie gemaximaliseerd kan worden door feiten te interpreteren en ze niet alleen te reciteren, en door emoties en symbolen te gebruiken om berichten te versterken en direct contact te maken met werknemers.
Medium
Het gecodeerde bericht wordt verzonden via een medium of kanaal. De twee standaard zakelijke kanaalcategorieën zijn mondeling en schriftelijk. Mondelinge communicatie kan worden uitgevoerd via de telefoon of met behulp van internet-gebaseerde technologieën zoals virtuele teleconferenties en webcasts. Schriftelijke communicatie omvat rapporten en memo's over traditionele papieren media of op elektronische media. Orale kanalen zijn sneller omdat de zender en de ontvanger verbale en non-verbale signalen kunnen gebruiken om berichten te verzenden en vrijwel onmiddellijk antwoorden te geven. Dit is de reden waarom leidinggevenden over de hele wereld reizen om zakelijke deals te sluiten, omdat het instellen van persoonlijk contact en vertrouwen moeilijk kan zijn met e-mails en virtuele vergaderingen.
decodering
Decodering is de taak van de ontvanger van het bericht. Het gaat om het interpreteren van de verbale en non-verbale berichten verzonden door de afzender. Voor succesvolle zakelijke communicatie moeten de coderings- en decoderingsprocessen gesynchroniseerd zijn. Dit vereist vertrouwen tussen de ontvanger en de afzender. Culturele verschillen spelen vaak een rol bij het opbouwen van dit vertrouwen, vooral bij de interpretatie van non-verbale communicatie. Bijvoorbeeld, wijzen met een vinger is acceptabel in Noord-Amerika, maar wordt in veel delen van Azië als onbeleefd beschouwd.
terugkoppeling
Feedback is de laatste stap in het communicatieproces waarin de ontvanger reageert op het bericht van de afzender. Dit signaal kan verbaal zijn - bijvoorbeeld: "Ja, ik vind het een uitstekend idee" - of non-verbaal, zoals een zucht of een lange pauze om onenigheid aan te geven. Feedback geeft de afzender de mogelijkheid om corrigerende maatregelen te nemen door een verkeerd begrepen bericht opnieuw te verzenden of opnieuw te formuleren. Er moet echter snel feedback worden gegeven omdat vertragingen zakelijke ideeën kunnen doen verdwijnen en tot zakelijke kansen kunnen leiden.
