Elk bedrijf heeft andere regels over vergaderingen. Sommigen volgen een informeel proces, terwijl anderen een meer formele structuur vereisen. Als manager of bedrijfseigenaar is het belangrijk om te weten hoe formele en informele vergaderingen moeten worden gevoerd en beëindigd. Dit zal de communicatie verbeteren en leiden tot een productievere uitkomst.
Wat betekent het om een vergadering te verblijven?
De term "verdagen" komt van de Latijnse woorden Advertentie (tot en Diurnus (dagelijks). Hoewel veel mensen de term uitwisselbaar gebruiken en een einde maken aan een vergadering, betekent 'verdagen' eigenlijk het verplaatsen van een vergadering of een agendapunt naar een andere dag. De bestuursleden van een bedrijf kunnen bijvoorbeeld een vergadering verdagen wanneer het simpelweg niet mogelijk is om de problemen te bespreken omdat essentiële informatie ontbreekt. Onderbreking betekent dat de vergadering later wordt hervat wanneer iedereen bereid is om het probleem in kwestie te bespreken. Het is niet hetzelfde als het beëindigen of afsluiten van een vergadering, wanneer alle problemen zijn opgelost.
Wat zijn de Rules of Process for Meetings?
Sommige organisaties, met name rechtbanken, universiteiten, overheidsinstanties en grote organisaties, volgen gevestigde regels voor het houden van formele vergaderingen. Onder Robert's Rules of Order New Revised kan iemand bijvoorbeeld in bepaalde omstandigheden een motie doorgeven om een vergadering te verdagen, bijvoorbeeld:
- Bij afwezigheid van een quorum
- Zoals uiteengezet in de verordeningen van de organisatie
- Wanneer bestuursleden het einde van de agenda bereiken
- In geval van een noodgeval of onmiddellijk gevaar, zoals brandalarmen die afgaan in het gebouw.
Hoewel kleinere bedrijven waarschijnlijk niet de regels van Robert volgen, bieden ze wel een eenvoudig kader voor het 'officieel' schorsen van een vergadering.
Procedures om een vergadering te verdagen
Een vergadering kan in het begin of op elk moment worden onderbroken. Als je de voorzitter bent, maak dan een plan om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt. Na het bespreken van de agenda, controleert u of iemand een verzoek tot schorsing van de vergadering wil indienen. Vraag er één door te zeggen "Hoor ik een verzoek tot schorsing?" In het verzoek om te schorsen moeten duidelijk de tijd en datum van de volgende vergadering worden vermeld, evenals dringende zaken die een speciale zitting vereisen vóór de volgende algemene vergadering. Volgens de regels van Robert moet de motie worden gedetacheerd en kan deze niet worden gewijzigd of besproken.
Een vergadering kan zonder beweging worden onderbroken als het quorum niet aanwezig is of in geval van nood. In het geval dat die dag een feestdag is, kan de vergadering worden verdaagd tot de volgende werkdag, op dezelfde tijd en plaats. Een verdaagde vergadering volgt dezelfde volgorde als de oorspronkelijke vergadering. In de slotopmerkingen kan de voorzitter de dag en tijd bespreken voor de volgende vergadering. Hij kan ook contactgegevens verstrekken, de deelnemers bedanken en herinneringen op het laatste moment geven. Als de verdaging 90 dagen of langer duurt, krijgt elke deelnemer een mededeling over de datum en plaats.
Onderweg naar een minder formele vergadering
Niet alle vergaderingen zijn formeel; daarom vereisen niet alle vergaderingen een motie om te schorsen. Verkoopvergaderingen zijn een goed voorbeeld.Ze zijn zeker belangrijk, en van alle vertegenwoordigers wordt verwacht dat ze aanwezig zijn. Maar het doel van verkoopvergaderingen is dat de verkoopmanager informatie doorgeeft aan het personeel, misschien tips en aanmoedigingen biedt, of degenen die tekortschieten van doelen of die het vereiste papierwerk niet hebben ingeleverd, vermaant. Tijdens de vergadering zal er echter niet worden gestemd, omdat de mening van de verkoopmanager er toe doet. Na het houden van een vergadering waar een persoon de leiding heeft, zou het dwaas zijn om een verzoek tot schorsing te vragen. De verkoopmanager kan vragen of er vragen zijn en na het beantwoorden ervan, gewoon zeggen, "Dat is alles wat ik vandaag wilde bedenken. Neem enkele van deze nieuwe brochures mee en gebruik ze om de ongelooflijke voordelen van dit geweldige product te verklaren!"
Vergaderingen waar managers samenkomen om problemen en oplossingen te bespreken, zijn een ander voorbeeld. De managers hebben geen tijd voor een formele vergadering met moties en seconden, en ze hebben er ook geen nodig. Ze weten waar de vergadering over gaat, dus geen agenda is nodig. Niemand neemt minuten. Ze zullen deze kwesties tijdens de volgende vergadering blijven bespreken, zodat ze technisch gezien de vergadering kunnen schorsen. Maar een formeel einde van de vergadering zou ongemakkelijk en ongepast zijn. De kans is groot dat de vergadering wordt gepland voor een beperkte tijd, zoals 30 of 60 minuten. Wanneer de tijd om is, zal iemand zeggen, "Laten we deze discussie volgende maand bespreken" terwijl anderen de deur uit rennen om weer aan het werk te gaan.
