Een zakelijke accountant registreert meestal operationele transacties in een grootboek of een boekhoudingsdocument. Gedetailleerde transactie-informatie wordt geregistreerd in een dochterboek; vervolgens worden alle onderliggende grootboekgegevens aan het einde van een kwartaal of jaar in een grootboek gerapporteerd. Met boekhoudmethoden voor grootboeken kan een accountant of een boekhouder de financiële informatie van een bedrijf opnemen.
Ledger Defined
Een grootboek is een financieel overzicht dat de operationele transacties van een bedrijf weergeeft in twee kolommen - afschrijvingen en tegoeden. De junior accountant of boekhouder van een bedrijf maakt journaalposten om deze transacties vast te leggen. Met andere woorden, ze debiteert en crediteert accounts. Soorten rekeningen omvatten activa, verplichtingen, kosten, opbrengsten en vermogen. Een zakelijke junioraccountant debiteert een kosten- of activarekening om het saldo te verhogen en crediteert het account om het bedrag te verminderen. Het tegenovergestelde geldt voor omzet-, aandelen- en aansprakelijkheidsrekeningen.
Dochteronderneming
Een dochterboek is het eerste document waarin een boekhouder zakelijke transacties registreert. In zekere zin is een bijkomend grootboek de pijler van boekhoudkundige informatie in moderne economieën omdat alle financiële rapporten gebaseerd zijn op dochterboekgegevens. Een boekhouder maakt journaalposten in een grootboek. Een bedrijf geeft bijvoorbeeld een cheque van $ 1.000 uit om de maandelijkse elektriciteitsrekening te betalen. Een boekhouder debiteert de kostenrekening van de utilities voor $ 1.000, en zij crediteert de contante (activum) rekening voor hetzelfde bedrag.
Grootboek
Een grootboek omvat informatie van gerelateerde grootboeken. De boekhouder registreert bijvoorbeeld de $ 1.000 utilities-kosten in het grootboek van Supplier A. Het bedrijf heeft vijf leveranciers van wie het elektriciteit en gas koopt voor zijn operationele activiteiten. Subsidiaire grootboeken voor leverancier B, leverancier C, leverancier D en leverancier E geven betaalbare bedragen van respectievelijk $ 2.000, $ 4.000, $ 1.000 en $ 3.000. Het algemene kostenboek voor de nutsvoorzieningen van het bedrijf toont een totaal van $ 11.000.
Grootboekrekening
Een boekhoudklerk van een bedrijf registreert meestal transacties in grootboeken. (Een grootboek dient primair voor rapportageprocessen.) De klerk maakt journaalposten op basis van de transactie en past boekhoudprincipes toe om te zorgen dat de geregistreerde bedragen kloppen. Een boekhouder maakt ook aanpassingen aan het einde van een periode om correcte bedragen te boeken voor vooruitbetaalde kosten. Ter illustratie betaalt een bedrijf $ 6.000 aan verzekeringspremies voor een dekking van zes maanden. Aan het einde van het eerste kwartaal moet slechts $ 3.000 aan verzekeringskosten worden geregistreerd. De boekhouder crediteert de vooruitbetaalde verzekeringsrekening (activum) voor $ 3.000 en debiteert de verzekeringskostenrekening voor hetzelfde bedrag.
Grootboekrapportage
Internationale standaarden voor financiële verslaglegging, of IFRS, en Amerikaanse algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, vereisen dat een bedrijf vier grootboekrapporten afgeeft. Deze rapporten, ook wel financiële overzichten genoemd, bevatten een balans, een staat van baten, een kasstroomoverzicht en een overzicht van ingehouden winsten.
