De meeste moderne bedrijven hebben elektronische of geautomatiseerde methoden om de gewerkte uren van werknemers te volgen. Dit is niet altijd het geval voor kleinere bedrijven en is zeldzaam voor onafhankelijke contractanten. Het is belangrijk dat u nauwkeurig de gewerkte uren van medewerkers bijhoudt voor loonadministratiedoeleinden en voor belastingaangiften. Zoek het systeem dat voor u werkt en blijf het consequent door het jaar heen voor de beste en meest accurate records.
Bestudeer verschillende volgmethoden en bepaal welke het beste werkt voor uw werkplek. Veel zeer kleine bedrijven komen voorbij met een papieren werklogboek, waarbij het blad van elke week in een ringmap wordt bewaard. Als u een computer ter plaatse heeft, kunt u een Excel-programma gebruiken dat is ontworpen om de loonlijst te registreren. Kies de methode die het gemakkelijkst voor iedereen is om consistent te gebruiken.
Noteer alle regels over het bijhouden van uren en plaats deze op een prominente plaats. Vermeld details over wat u moet doen als u vroeg of laat incheckt, of u de militaire of civiele tijd gebruikt, de regels voor het afronden van de minuten en eventuele andere regels die u wilt afdwingen.
Bewaar het archiefonderhoud waar iedereen toegang toe heeft. Bewaar een map met urenstaten op een plank op kantoor of boven het hoofdregister. Geef iedereen toegang tot de computer met het Excel-programma of de tijdschema's als ze door een manager naar het programma worden overgebracht.
Controleer wekelijks uw trackingmethode om het totaal aantal uren voor elke medewerker vast te leggen. Zoek naar fouten in het bijhouden van gegevens, zoals medewerkers die vergeten in of uit te checken en implementeer methoden om deze problemen te verhelpen.
