Vertrouwelijkheid is van het grootste belang voor organisaties als het gaat om concurrentie, marketingstrategieën en werknemersinformatie. Wanneer informatie gemakkelijk wordt verkregen, laat dit een bedrijf kwetsbaar voor aansprakelijkheid en rechtszaken, en neemt het mogelijk zijn concurrentievoordeel weg. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om stappen te ondernemen om te voorkomen dat medewerkers de vertrouwelijkheid schenden.
Bij het huren, meestal tijdens de nieuwe inhuurrichting, moet u ervoor zorgen dat werknemers goed op de hoogte zijn van de verwachtingen van de organisatie dat de vertrouwelijkheid niet wordt geschonden. Verklaar de consequenties, zoals wanneer en wanneer ontdekt wordt dat een werknemer de vertrouwelijkheid schendt, hij onderworpen is aan discipline en mogelijk ontslagen kan worden.
Zorg ervoor dat medewerkers die omgaan met vertrouwelijke gegevens en informatie, worden geïnformeerd en getraind in het beveiligen van de informatie. Stel het een vereiste dat computers schermbeveiligingen hebben met wachtwoorden en dat belangrijke records of documenten beperkt zijn tot een gebied dat kan worden vergrendeld en beveiligd. Zorg er ook voor dat elke medewerker zijn eigen vertrouwelijke wachtwoord heeft, dat niet aan iemand anders dan zijn of haar leidinggevende kan worden gegeven.
Maak een vertrouwelijkheidsbeleid en laat medewerkers tekenen dat zij het beleid erkennen, hebben gelezen en begrepen. Dit beleid kan worden gebruikt als reden voor straf wanneer het vertrouwelijkheidsbeleid van het bedrijf wordt doorbroken.
Naast het vertrouwelijkheidsbeleid moeten medewerkers die verantwoordelijk zijn voor marketingstrategieën, uitvindingen en andere belangrijke informatie worden gevraagd om niet-concurrentiebedingen te ondertekenen.
Wees selectief wanneer en welk type belangrijke vertrouwelijke informatie wordt verspreid en naar wie het wordt verspreid. Maak een opsomming van waar belangrijke vertrouwelijke gegevens worden bijgehouden en wie er verantwoordelijk voor moet zijn. Houd ook een lijst bij van wie kan zien welke informatie en wanneer ze er toegang toe hebben.
Tips
-
Vraag potentiële medewerkers tijdens interviews om uit te leggen voor welke soorten vertrouwelijke informatie zij in het verleden verantwoordelijk zijn geweest en hoe bekend ze zijn met het vertrouwelijkheidsbeleid.
Waarschuwing
Sta niet toe dat roddige en praatgrage medewerkers verantwoordelijk zijn voor het bewaren van vertrouwelijke informatie en archieven.
