G & A boekt een afkorting voor algemene en administratieve kosten. Sommige bedrijfskosten kunnen worden toegewezen aan specifieke afdelingen of projecten, bijvoorbeeld arbeid en benodigdheden voor een productieproject of het rijden van de verkoopafdeling naar de verkoopafdeling. G & A verwijst naar uitgaven die het hele bedrijf ten goede komen in plaats van één afdeling of project. Voorbeelden van administratieve uitgaven zijn juridische kosten, accountantkosten en zakelijke verzekeringen.
G & A versus Overhead
Administratieve kosten in de boekhouding zijn vergelijkbaar met overheadkosten. Beide concepten verwijzen naar uitgaven die niet kunnen worden toegewezen aan specifieke activiteiten. Salaris voor, zeg, een natuurkundige die werkt aan koude fusie, kan worden toegewezen als een uitgave voor dat onderzoeksproject. De laboratoriumtoezichthouder beheert mogelijk echter het onderzoek naar koude fusie en drie of vier projecten tegelijkertijd. De hulpprogramma's voor het lab dragen bij aan al het verschillende onderzoek dat daar wordt uitgevoerd. Projectgebonden kosten worden soms directe kosten genoemd, waarbij G & A en overhead indirect zijn.
Hoewel mensen elkaar en G & A onderling verwisselbaar gebruiken, zijn er verschillen. Overheadkosten zijn projectgerelateerd, maar niet aan specifieke projecten. Uitgaven voor de lab-supervisor of een manager die twee of drie verschillende projecten overziet, tellen als overheadkosten. Dat geldt ook voor hulpprogramma's of de kosten van het houden van een projectbespreking voor al uw projectmanagers. Als u geen projecten aan de gang hebt, hebt u geen overhead.
G & A-uitgaven zijn van toepassing op uw hele organisatie. Zelfs als uw bedrijf geen contracten of projecten heeft, loopt het nog steeds G & A-rekeningen:
- Boekhoudkosten.
- Juridische kosten.
- Algemene aansprakelijkheidsverzekering.
- Bankkosten.
- Bedrijfslicenties.
- Personeelsontwikkeling van nieuwe werknemers.
- Kantoor artikelen.
Al deze kosten zijn aanwezig, zelfs als er geen factureerbaar werk wordt gedaan of als de verkoop wordt afgesloten.
Administratieve uitgaven in de boekhouding
Uw accountant moet G & A-uitgaven volgen, net als alles waar u geld aan uitgeeft. Accountants rapporteren G & A voor een bepaalde periode op de resultatenrekening. De resultatenrekening houdt het verdiende geld bij en de uitgaven die in het voorgaande jaar of kwartaal zijn gemaakt, bijvoorbeeld. In de bovenste regel van de verklaring wordt uw omzet voor het jaar gerapporteerd. Hieronder meldt u de kosten van verkochte goederen en vervolgens administratiekosten.
De boekhouding wordt gecompliceerder als u werkt aan een federaal contract. Overheidscontracten vereisen dat u al uw facturen aan specifieke projecten koppelt. Als uw facturering overhead of G & A omvat, moet u een deel van die kosten toewijzen aan het betreffende project.
G & A beheren
G & A is vaak een uitdaging voor de bean-counters van het bedrijf. Deze uitgaven dragen niet rechtstreeks bij aan de winst, dus het lijkt erop dat ze een belemmering vormen voor het bedrijf. Dat maakt ze een natuurlijk doelwit voor kostenbesparingen. Het probleem is dat veel van de algemene en administratieve kosten vast zijn, zoals huur, verzekering en juridische kosten. Dat maakt het moeilijk om ze te elimineren of te verlagen zonder al te veel werk en planning. Sommige bedrijven gaan door met heel weinig G & A omdat ze gedecentraliseerd zijn. Een onderneming met een sterker centraal commando vereist doorgaans meer uitgaven voor G & A.
Het zorgvuldig snijden van G & A door ondersteunende en administratieve functies efficiënter te maken, kan de kosten verlagen en de waarde van het bedrijf vergroten. Als het management te agressief snijdt of de verkeerde branches snoeit, kan dit de waarde van het bedrijf op de lange termijn schaden. Als het bedrijf G & A zorgvuldig verlaagt, kan het geld vrijmaken voor winstgevender gebruik, zoals investeringen of R & D. Geen enkele oplossing werkt voor iedereen; het zal variëren met de industrie, de omvang en de concurrentiekracht van het bedrijf.
Over het algemeen is het echter beter G & A te verminderen wanneer het goed gaat met het bedrijf dan te wachten tot het slecht presteert. Op dat moment is het waarschijnlijker dat het management wanhopig in verlegenheid raakt bij G & A in plaats van zorgvuldig te plannen.
