Een belangrijk aspect van bedrijfsbeheer is communiceren met personen zoals leveranciers, werknemers en klanten. Face-to-face interactie kan vaak worden vervangen door zakelijke e-mails voor routinematige zakelijke correspondentie. Net als bij het schrijven van zakelijke brieven, breng gedachten over met professionaliteit en beknoptheid om uw punt over te brengen.
Voorbereiding en formatteren
Overweeg het publiek van de zakelijke e-mail voordat u een bericht opstelt. Een e-mail naar een vertrouwde en oude leverancier zal in toon verschillen van die voor een potentiële klant. De onderwerpregel moet het doel van de e-mail duidelijk identificeren zonder vaag te zijn. Begin uw e-mail met een professionele aanhef zoals "Beste", inclusief de volledige naam van de ontvanger, of "Mijnheer" of "Mevrouw" als deze onbekend is. Na het eerste contact kan de ontvanger zich comfortabel voelen met een meer informele aanhef.
Inhoud
Effectieve zakelijke e-mails richten zich op een centraal idee, dus de boodschap moet zo kort mogelijk zijn. Omdat gezichtsuitdrukkingen niet in e-mails kunnen worden overgebracht, vermijd ironische of sarcastische uitspraken die tot misverstanden kunnen leiden. Schrijf in volledige zinnen. Afkortingen, jargon en spreektaal kunnen de lezer verwarren en zelfs de geloofwaardigheid verminderen.
