Bedrijven maken voortdurend uitgaven om hun bedrijf te runnen en te onderhouden, en dit maakt deel uit van een cyclus van uitgaven die lopen en betalen. Het management wil meestal de kosten van het bedrijf minimaliseren om zijn voorraad, benodigdheden en kosten als onderdeel van de uitgavencyclus te verwerven en te behouden.
Het bedrijf heeft andere cycli, waaronder een inkomstencyclus waarin klantorders en verkoopprognoses worden bijgehouden, en een productiecyclus met bedrijfsactiviteiten en informatie die afkomstig is van het productieproces van het product. De uitgavencyclus van een bedrijf draait om informatie uit voorraad en andere items die het moet kopen.
De uitgavencyclus in actie
Informatiestromen naar en van de uitgavencyclus. De productiecyclus en de verkoopcyclus geven beide informatie over wanneer en hoeveel geld een bedrijf moet uitgeven aan extra voorraad, bijvoorbeeld.
Informatiestromen uit de uitgavencyclus met betrekking tot de hoeveelheid ontvangen nieuwe voorraden, het bedrag dat moet worden betaald en de vervaldata van betalingen. Bedrijven gebruiken doorgaans drie verschillende soorten transacties in hun uitgavencyclus, waaronder een contante betaling, een kredietaankoop en een aankoopteruggave.
Verklaar de inkoopcyclus
Een bedrijf start doorgaans een aankoop door een inkooporder voor te bereiden. Dit document wordt naar een leverancier verzonden en de verkoper vult de bestelling en maakt een factuur, met vermelding van het inkoopordernummer. Zodra de leverancier de inventaris heeft verzonden, registreert het ontvangende bedrijf de ontvangst en stuurt dit door naar zijn boekhoudafdeling, terwijl de fysieke goederen in een opslagruimte worden geplaatst om te worden verkocht of in andere goederen te worden verkocht.
Bedrijven moeten de voorraad beheren door de eenheden in voorraad te houden en de snelheid of snelheid te bepalen waarmee die items worden verkocht. De inkoopafdeling kan in de loop van de tijd inschatten hoe vaak een nieuwe inkooporder of een nieuwe voorraadorder moet worden gemaakt om artikelen continu op voorraad te houden.
Uitgaven voor financiële overzichten tonen
Wanneer een bedrijf een voorraad inkoopt, toont het de aankoop als een last op de winst-en-verliesrekening. De timing van de uitgave is verschillend, afhankelijk van het feit of de onderneming gebruik maakt van een transactie op transactiebasis of op kasbasis. Als het bedrijf de voorraad op krediet heeft gekocht, ziet u de inventarisafname op de balans als een activum en ook als een te betalen bedrag.
Te betalen saldo
Als onderdeel van de uitgavencyclus van een bedrijf, kan het saldo van de te betalen rekeningen blijven stijgen omdat het meer geld uitgeeft voor het verkrijgen van inventaris en services. Elke maand voert het bedrijf betalingen uit om het saldo van crediteuren of het aan leveranciers verschuldigde geld te verminderen.
Zodra het bedrijf een rekening betaalt en het saldo van de crediteur vermindert, heeft het de uitgavencyclus voltooid. Bedrijven hebben andere activiteiten in een cyclus, inclusief een salariscyclus waarin een bedrijf de lonen van werknemers registreert en vervolgens periodieke betalingen uitbetaalt.
Een verkoop- of inkomstencyclus vindt plaats wanneer het bedrijf goederen of diensten verkoopt, levert aan klanten, een factuur uitgeeft en de betaling ontvangt. Een financieringscyclus vindt plaats wanneer een bedrijf schulden uitgeeft, zoals bedrijfsobligaties, en betaalt het vervolgens uit.
