Als u achter een receptie zit, bent u de eerste persoon die een bezoeker in uw bedrijf tegenkomt. Eerste indrukken tellen mee, en jouw gedrag en houding zijn belangrijk. Je moet op elk moment een professionele en verwelkomende indruk maken, ook als je met andere taken bezig bent. Vergeet niet dat de bezoeker uw bedrijf niet onderbreekt, hij is uw zaak.
Begroetende bezoekers
Kijk omhoog wanneer iemand je bureau nadert en lach. Als u een zakelijk gesprek voert, neem dan contact op met de bezoeker om aan te geven dat u haar ziet en dat u binnenkort bij haar bent. Zodra u klaar bent met uw telefoongesprek, richt u met een glimlach op de bezoeker. Excuses voor de vertraging en vraag hoe u kunt helpen. Zet warmte in de vraag zodat het niet onhandig lijkt.
Welcoming Etiquette
Vraag de bezoeker of hij een stoel wil hebben terwijl u contact opneemt met de persoon met wie hij samenkomt. Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf, biedt u koffie of thee aan of leidt u de bezoeker naar de koffiekamer. Bied aan om zijn jas op te hangen of hem te laten zien waar hij kan worden opgehangen. Bel de persoon die de bezoeker zal ontmoeten. Gebruik Ms. of Mr. bij het aankondigen van de bezoeker.
Persoonlijke manier
Behalve glimlachen, moduleer je stem. Houd er rekening mee dat je kunt overbrengen wat je denkt door de toon van je stem. Kauwgom niet kauwen, persoonlijke telefoontjes of sms'en als iemand aan het wachten is. Als je met collega's chat, stop je en focus je op de bezoeker. Eet niet aan je bureau. Als u het niet kunt vermijden, kies dan voedingsmiddelen die geen aanhoudend aroma hebben. Met andere woorden, geen pizza of spaghetti.
Uiterlijk van het bureau
Houd een schoon en opgeruimd bureau, ook als u naast het omgaan met bezoekers nog andere taken moet uitvoeren. Misschien heb je stapels papier om doorheen te werken, maar deze mogen niet overal in je ontvangstruimte worden verspreid. Vergeet niet dat uw receptie uw bedrijf promoot en er professioneel uit moet zien - overlaad uw bureau niet met snuisterijen, grappige gadgets, foto's of bureauspeelgoed.
