Over de hele wereld maken bedrijven gebruik van e-mail voor communicatie, gegevensoverdracht en samenwerking. E-mail is een effectief hulpmiddel geweest om de bedrijfsproductiviteit te verhogen en de betrouwbaarheid van gegevens te vergroten. Het gemak van e-mailgebruik en de afgenomen formaliteit kunnen echter onprofessionele communicatie en gegevensoverbelasting veroorzaken. Het gebruik van e-mail voor bedrijven heeft ook het nadeel dat uw computernetwerk wordt geopend voor potentiële virussen en malware die via e-mailbijlagen worden verzonden.
Verlaagde managementniveaus
Medewerkers op alle niveaus van het bedrijf kunnen e-mails sturen naar iedereen in het bedrijf. Dit gemak van het verzenden van berichten omzeilt de gevestigde commandostructuur en verstoort de standaardbeoordelingsprocessen voor human-resource-gerelateerde problemen. Deze informaliteit kan ook een verstoring veroorzaken van leidinggevenden die zich moeten concentreren op kansen op hoog niveau in plaats van op dagelijkse personeelskwesties.
Nauwkeurigheid
Het gemak van het verzenden van e-mails kan de nauwkeurigheid van informatie verminderen. Als informeler medium reageren afzenders meestal snel op berichten en beoordelen ze de informatie niet. Medewerkers kunnen zich ook onder druk gezet voelen om snel op verzoeken te reageren, ongeacht de nauwkeurigheid. Wanneer berichten met onnauwkeurige informatie worden verzonden, kan het moeilijk zijn om de fout te corrigeren vanwege de snelle verspreiding van e-mail naar andere partijen.
Wedstrijd
E-mail kan de zakelijke concurrentie vergroten. Klanten kunnen verkoopoffertes doorsturen naar concurrenten die om lagere prijzen vragen. Als ze een lagere prijs ontvangen, kunnen ze met een concurrent meegaan of terugkomen om een nog lagere prijs te vragen. E-mail maakt het ook voor uw klanten gemakkelijker om te werken met offshore-bedrijven die diensten aanbieden tegen lagere prijzen als gevolg van lagere lonen en de lagere kosten van levensonderhoud in ontwikkelingslanden.
Professionaliteit
E-mail kan leiden tot een lager niveau van professionaliteit. Medewerkers hebben de neiging om een minder formele benadering van communicatie te gebruiken bij het gebruik van e-mails, die onprofessioneel kunnen lijken voor huidige en potentiële klanten. Creatieve opmaak door middel van tekst- en kleurwijzigingen kan jeugdig lijken en inconsistent met uw bedrijfsprofiel.
Verhoogde werkgelegenheid
E-mail kan de behoefte aan werknemers vergroten. Mogelijk zijn er extra medewerkers van de klantendienst nodig om e-mails van klanten te beantwoorden, en mogelijk zijn meer uitvoerende assistenten nodig om e-mailcommunicatie voor drukke leidinggevenden te sorteren en te beantwoorden.
Informatie overbelasting
E-mail kan eenvoudig informatie-overload creëren in ontvangers. Het gemak van het kopiëren van berichten in de hele organisatie kan werknemers overbelasten met ongewenste of onnodige informatie om te beoordelen. Informatie-overload verlaagt de productiviteit.
Veiligheid
Gegevensbeveiliging kan moeilijk te onderhouden zijn, omdat gevoelige informatie gemakkelijk per e-mail kan worden verzonden. Virussen die via e-mailbijlagen worden verzonden en die schade aan computersystemen en gegevens kunnen veroorzaken, kunnen computernetwerken in gevaar brengen.
