Bespaar tijd en geld
Payroll kan worden voorbereid door werknemers binnen een bedrijf, of het kan worden uitbesteed aan een salarisadministratie. Veel bedrijven hebben ontdekt dat het uitbesteden van de loonlijst aan een professionele dienst het bedrijf tijd en geld bespaart.
Werknemerskosten voor interne loonadministratie
Wanneer een bedrijf ervoor kiest zijn loonadministratie intern voor te bereiden, zijn er personeelskosten voor de bereider, zoals loonlijst-, socialezekerheids- en Medicare-bijdragen, arbeidsongevallenverzekering, mogelijke medische of pensioenuitkeringen en opleiding. Wanneer een bedrijf een werknemer inhuurt om de salarisadministratie van een bedrijf af te handelen, moet die werknemer zijn opgeleid in de boekhouding en in staat zijn om de loonlijst en aftrekposten te berekenen, samen met het opstellen van loonlijsten en het maken van tijdige belastingbetalingen.
Vermijd hoge boetes
Een bedrijf is verantwoordelijk voor eventuele fouten die door de werknemer zijn gemaakt. Die fouten kunnen kostbaar zijn als belastingen geen eigendom zijn of worden gedeponeerd en als berekeningen fouten bevatten. Gerenommeerde salarisadministraties garanderen hun werk en betalen boetes op voorwaarde dat het hun fout is. Het is heel goed mogelijk voor een bedrijf om elk jaar meer boetes te betalen dan wat de kosten zouden zijn geweest voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Hadden ze een salarisadministratie gebruikt, dan waren de fouten vermeden, of zou het loonbedrijf verantwoordelijk zijn geweest voor boetes.
Taken van loonlijst
De taken van de salarisadministratie omvatten het schrijven van cheques aan werknemers, het correct berekenen van loon- en loonheffingen, het toezicht houden op tijdige belastingbetalingen en het bijhouden van nauwkeurige rapporten. Als de werknemer die verantwoordelijk is voor het opstellen van loonstroken ziek is, moeten er nog steeds loonstroken worden uitgegeven. Salarisadministratie zorgt ervoor dat de salarisadministratie op tijd wordt uitbetaald, met minimale inspanning van interne bedrijfsmedewerkers.
Kosten van outsourcing
De kosten van het inhuren van een salarisadministratie zijn meestal gebaseerd op het aantal werknemers. Wanneer het bedrijf zich aanmeldt bij een dienst, worden er accounts bij de bedrijfsbank en de salarisadministratie opgezet, zodat de salarisadministratie loonstaten en belastingaanslagen kan afgeven. Sommige bedrijven kiezen ervoor om de loonstrookjes rechtstreeks aan het bedrijf af te geven, waar de cheques kunnen worden ondertekend en aan de werknemers worden verstrekt. Andere bedrijven autoriseren het loonbedrijf om de cheques direct aan de werknemers te bezorgen of te storten.
Ermee beginnen
Bij het opzetten van een account bij een salarisadministratie, worden bedrijfsbelastinginformatie en werknemers W-4-formulieren aan de service verstrekt, samen met het loonpercentage voor elke medewerker. Tijdens elke payroll-periode neemt het bedrijf contact op met de salarisadministratie en informeert hen over het aantal uren dat elke medewerker heeft gewerkt tijdens de recente loonperiode. De salarisadministratie berekent vervolgens het loon, eventuele aftrek van de loonlijst en zet ook de federale belastingaanslag in. Payroll-diensten zullen ook W-2's en 1099's voor het einde van het jaar voorbereiden en uitgeven, samen met het indienen van maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse loon- en belastingrapporten.
