Volgens Business Dictionary is een documentbeheersysteem een "elektronisch systeem dat is ontworpen om documenten te organiseren en te beheren. Deze documenten zijn meestal georganiseerd met software, die de gebruiker de mogelijkheid biedt om documenten te openen, te wijzigen en centraal op te slaan. "Bedrijven gebruiken deze systemen vaak om historische papieren documenten om te zetten in elektronische bestanden om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen en opslagruimte te verminderen. De meeste bedrijven genereren een soort van papierwerk in verband met hun activiteiten. Het vinden van de beste manier om deze documenten te beheren, kan de interne workflow van het bedrijf verbeteren.
Bekijk de inkomende punten voor zakelijke documenten. Bedrijfseigenaren en -beheerders moeten bepalen hoe documenten hun bedrijf binnenkomen en beslissen hoe ze het beste elektronisch kunnen worden vastgelegd.
Implementeer software om informatie elektronisch vast te leggen. Bedrijven kunnen externe partijen (zoals leveranciers, leveranciers of vergelijkbare groepen) verzoeken informatie elektronisch te verzenden via e-mail of websites. Hierdoor kunnen bedrijven de informatie direct in een documentbeheersysteem laden.
Vereist werknemers om papieren documenten in een elektronisch archiveringssysteem te scannen. Nadat een medewerker haar taak heeft voltooid, kunnen managers eisen dat ze alle relevante informatie op de computer- of serveropslag van het bedrijf scant. De medewerker kan dan het origineel versnipperen om gevoelige informatie te verwijderen.
Stel een documentzoeksysteem in. De mogelijkheid om snel opgeslagen documenten te vinden, kan de tijd die een werknemer besteedt aan het zoeken naar historische informatie verkorten. Bedrijven zouden een standaard elektronisch archiveringssysteem moeten creëren voor individuen om informatie op een later tijdstip op te slaan en te vinden.
Tips
-
Bedrijven kunnen besluiten hun documentbeheersysteem uit te besteden. Bedrijven kunnen zich specialiseren in het opslaan van informatie, zodat een bedrijf geen grote hoeveelheden fysieke opslagruimte voor documenten nodig heeft.
Waarschuwing
Elektronische documentbeheersystemen bieden veel voordelen voor een bedrijf, maar ze kunnen ook nadelen hebben. Bedrijven moeten in staat zijn om elektronische informatie te beveiligen tegen misbruik of fraude terwijl ze een back-up van de informatie maken om te beschermen tegen computer- of serverstoringen.
