Een onvoorziene brief bevat de plannen en procedures die een zakelijke afdeling zal volgen als er iets gebeurt dat de activiteiten van het bedrijf positief of negatief kan beïnvloeden. De brief zou uitleggen hoe te reageren op een brand- of gegevensverlies - of op onverwacht veel geluk, zoals een grote bestelling. Hoewel een uitgebreid noodplan voor het hele bedrijf meerdere afdelingen kan omvatten, richt een onvoorziene brief zich op problemen die een afzonderlijke afdeling kan tegenkomen en wordt een plan geschetst om deze problemen te omzeilen.
Processen en taken
Elke afdelingssectie moet een noodbrief opstellen waarin de bedrijfsprocessen worden beschreven die worden afgehandeld en de taken die worden uitgevoerd. Deze brief moet alles bevatten wat de afdeling doet, elke persoon met wie hij communiceert, welke deliverables hij levert en wanneer hij deliverables presenteert. De onvoorziene brief voor een boekhoudafdeling moet bijvoorbeeld laten zien hoe de boekhoudafdeling communiceert met de verkoopafdeling om debiteuren en de communicatiemethoden met de inkoopafdeling te registreren om crediteuren bij te houden, evenals hoe de afdeling maandelijkse resultatenafschriften en per kwartaal aflevert. belastingteruggave.
Failure Points
De noodbrief moet de faalpunten in elk proces bevatten. Dit zijn de gebeurtenissen die de voltooiing van een proces of taak kunnen verstoren. Faalpunten kunnen variëren van natuurrampen tot catastrofaal gegevensverlies tot eenvoudige miscommunicaties tussen medewerkers. Een onvoorziene brief die de faalpunten van een boekhoudafdeling schetst, kan bestaan uit het weglaten van een week aan verkoopfacturen of een crash met de harde schijf die belangrijke financiële overzichten vernietigt.
Waarschijnlijkheid en impact
Het volgende deel van de contingentbrief beschrijft de kans dat de faalpunten kunnen optreden en de impact die dergelijke faalpunten zouden hebben op de operaties. De brief kan laten zien hoe sommige faalpunten een hoge waarschijnlijkheid hebben, maar een minimale dreiging vormen, terwijl andere faalpunten hoogst onwaarschijnlijk zijn maar verwoestende gevolgen hebben. De onvoorziene brief voor het geautomatiseerde archiveringssysteem van een boekhoudafdeling kan een lage waarschijnlijkheid van falen vertonen om de bedrijfsadministratie up-to-date te houden, maar de brief kan ook laten zien hoe een storing in dit systeem ernstige gevolgen kan hebben voor de activiteiten van de afdeling.
Actieplan voor onvoorziene omstandigheden
De onvoorziene brief bevat een actieplan dat de stappen beschrijft die de afdeling zal nemen als er een faalpunt optreedt, zodat de afdeling rond het faalpunt kan werken terwijl een noodzakelijke taak wordt uitgevoerd. Hoewel de acties die in de onvoorziene brief worden geschetst mogelijk niet de meest efficiënte of handige methoden zijn om de taak uit te voeren, krijgen ze de klus wel geklaard. Het actieplan in de noodletter van de boekhoudafdeling kan stappen bevatten om papieren grootboekboeken en rekenmachines te gebruiken in het geval van gegevensverlies van een gecrashte harde schijf.
