Een projectmanager vergadert regelmatig met interne projectteamleden om haar huidige projecten te bespreken. Daarnaast kan een projectmanager vergaderingen met projectbelanghebbenden, uitvoerend management en klanten faciliteren om een project te starten en kan het lopende vergaderingen houden om updates over haar projecten te bieden en vragen over tijdlijnen en budgetten te beantwoorden. Voorbereiden op elke projectvergadering is essentieel om zowel uw tijd als die van de deelnemers aan de vergadering nuttig te gebruiken.
Nodig de juiste personen uit voor de projectvergadering. Bepaal de doelen die u moet bereiken tijdens de vergadering op basis van de genodigden. Als u leden van projectteams ontmoet, kunt u doelen stellen om statusupdates te verkrijgen, interne problemen op te lossen en de teamleden informatie over het project met elkaar te laten delen. Als u met belanghebbenden, leidinggevenden en klanten van projecten samenkomt, is het uw doel algemene mijlpaalupdates te bieden en vragen te beantwoorden.
Vraag agendapunten van de genodigden enkele dagen vóór de vergadering. In plaats van een verrassingscurvebal tijdens de vergadering te ontwijken, vraag je vragen en discussiethema's van degenen die verbonden zijn aan het project. Dit geeft u de tijd om anderen voor te bereiden en uit te nodigen die u tijdens de vergadering kunnen ondersteunen. Anticipeer wat genodigden willen horen en bespreken met betrekking tot het project. Als u bijvoorbeeld weet dat de klanten marketingmateriaal willen bespreken, ontvangt u updates van uw communicatieafdeling en nodigt u een vertegenwoordiger uit voor de vergadering.
Maak een formele projectmeetagenda. Maak een lijst van de details van de vergadering, zoals naam, datum, tijd, locatie en telefoonnummer van de vergadering bovenaan de pagina. Lijst agendapunten zoals status van projectmijlpalen; status van functionele bedrijfsgebieden zoals IT, marketing, juridische en andere relevante afdelingen; project budget; volgende stappen; en alle onderwerpen die u door anderen worden voorgesteld.
Stuur alle genodigden een elektronische uitnodiging voor een vergadering en een agenda. Voeg een projectplan of statusrapport toe om uw discussie over status en tijdlijn te begeleiden. Verstuur de uitnodiging zo snel mogelijk en volg minstens één tot twee dagen voorafgaand aan de vergadering de agenda en bijlagen. Hierdoor kunnen uw genodigden de documenten bekijken en van tevoren voorbereiden.
Controleer de vergaderingslogistiek, zoals het reserveren van conferentieruimtes en het instellen van de ruimte enkele dagen voor uw vergadering. Test uw conference call nummer en web-meeting logins, indien van toepassing, om ervoor te zorgen dat ze werken en gemakkelijk toegankelijk zijn. Omdat de aanwezigen waarschijnlijk aan meerdere taken werken, wilt u geen tijd verspillen met defecte telefoonnummers en webkoppelingen.
