Bedrijven besteden veel geld aan veel dingen, maar elke uitgave valt meestal onder een van de twee categorieën: operationele uitgaven en kapitaaluitgaven. Het verschil komt neer op dagelijkse uitgaven versus langetermijninvesteringen. Omdat deze uitgaven anders worden verwerkt in de boekhouding en onder de belastingcode, hebben de meeste bedrijven een afzonderlijk kapitaalbudget en werkingsbudgetten.
Soorten uitgaven
Een investeringsuitgave is geld dat wordt uitgegeven om een actief te verwerven dat waarde toevoegt aan het bedrijf. Met andere woorden, investeringsuitgaven zijn investeringen. Als een bedrijf bijvoorbeeld een gebouw koopt of een apparaat, dan zijn dat kapitaaluitgaven. Een operationele uitgave is daarentegen geld dat wordt uitgegeven om het bedrijf van dag tot dag te runnen. De salarissen van werknemers zijn bijvoorbeeld operationele kosten. Binnen de bedrijfswereld worden deze concepten vaak afgekort als CapEx voor kapitaaluitgaven en OpEx voor operationele uitgaven.
Voorbeeld
Stel dat een bedrijf een kopieermachine nodig heeft. De kosten van de machine zelf zijn kapitaalkosten. Eenmaal gekocht, gaat het kopieerapparaat op de balans van het bedrijf als een actief, wat betekent dat wanneer het tijd is om de totale waarde van het bedrijf op te tellen, die waarde toeneemt met wat de kopieermachine waard is. De kosten van de elektriciteit om het kopieerapparaat te laten werken en van het papier en de toner die nodig zijn voor het maken van kopieën zijn bedrijfskosten. Op de balans zijn de bedrijfskosten in essentie verplichtingen, aangezien de totale waarde van de onderneming wordt verlaagd met het verschuldigde bedrag voor bedrijfskosten.
Een keuze maken
Sommige uitgaven kunnen kapitaal of operationeel zijn, afhankelijk van hoe een bedrijf ze wil afhandelen. Bernard Golden van 'CIO', een tijdschrift voor leidinggevenden van bedrijven dat toezicht houdt op informatietechnologie, gebruikt het voorbeeld van een centrum voor gegevensopslag. Een bedrijf kan een groep computerservers kopen om zijn gegevens te verwerken en vervolgens een gebouw neerzetten om ze te huisvesten. In dat geval zou het datacenter een kapitaaluitgave zijn en zouden de kosten voor het uitvoeren ervan operationeel zijn. Of het zou ruimte kunnen huren op servers die door een afzonderlijk bedrijf worden onderhouden. In dat geval zou het datacenter volledig operationele kosten zijn.
Belasting behandeling
Het Amerikaanse belastingstelsel behandelt kapitaal- en bedrijfskosten verschillend. Bedrijfskosten zijn over het algemeen aftrekbaar van het belastbaar inkomen van een bedrijf in het jaar waarin de kosten worden betaald. Aan de andere kant moeten kapitaaluitgaven 'gekapitaliseerd' zijn, wat betekent dat een bedrijf de aftrek over meerdere jaren moet spreiden. Dit weerspiegelt de manier waarop bedrijven kapitaaluitgaven meestal behandelen in hun eigen boekhouding - als een kost gespreid over de levensduur van het actief, niet alles in één keer.
