Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven van uw bedrijf kan overweldigend lijken, zelfs wanneer u een klein bedrijf hebt. Er zijn berekeningen te maken, rapporten op te stellen, facturen te betalen en belastingen om in te dienen. De lijst met financiële gegevens die maandelijks, driemaandelijks en jaarlijks moeten worden samengesteld, is vaak eindeloos.
Het goede nieuws is dat er kleine boekhoudsoftware voor kleine bedrijven bestaat om het proces te stroomlijnen. Met de juiste software kunt u al uw financiële informatie op één plek bijhouden en hebt u toegang tot de realtime rapporten die u nodig hebt om uw bedrijf soepel te laten werken.
Waarom heb ik een Small Business Accounting-software nodig?
Dankzij de boekhoudsoftware voor kleine bedrijven kunnen zelfs de meest wiskundig uitgedaagde financiële gegevens nauwkeurig worden bijgehouden. In plaats van handmatig aankopen, ontvangsten en winst van spreadsheets op uw computer te volgen, kunt u tijd en mankracht besparen door alles in een elektronisch boekhoudprogramma te volgen.
Er zijn veel voordelen aan het gebruik van boekhoudsoftware voor kleine bedrijven die uw bedrijf helpen efficiënter te werken. Enkele van de voordelen zijn onder meer:
- Stroomlijnt uw boekhouding. Met Small Business-boekhoudsoftware heeft u toegang tot al uw financiële informatie op één plaats. U hoeft niet bij verschillende afdelingen in te checken om de informatie te krijgen die u nodig heeft of wacht tot het einde van de maand om uw financiën te bekijken. In plaats daarvan kunt u op elk moment van de dag of nacht inloggen op uw boekhoudsoftware vanaf elk apparaat om te zien of facturen zijn betaald, inventaris is verzonden, welk deel van uw bedrijf winstgevend is en waar u enkele verbeteringen kunt aanbrengen.
- Vermindert menselijke fouten. Hoe bekwaam je werknemers ook zijn, er is altijd ruimte voor menselijke fouten. Kleine boekhoudsoftware helpt fouten in berekeningen en rapportage te verminderen door de financiën elektronisch bij te houden. Wanneer processen zoals facturering, tijdregistratie en factuurverzamelingen via de boekhoudsoftware worden gedaan, verhoogt dat de nauwkeurigheid van uw financiële gegevens nog meer.
- Maakt samenwerking in teams mogelijk. Met boekhoudsoftware voor kleine bedrijven heeft meer dan één persoon toegang tot de financiële informatie van uw bedrijf. Misschien wilt u dat de mensen die de salarisadministratie, marketing, voorraad en verkoop beheren toegang hebben tot de realtime financiële informatie van uw bedrijf, zodat zij hun taken beter kunnen uitvoeren. Met boekhoudsoftware die in de cloud is geïnstalleerd of op de computer van elke persoon is geladen, kunnen personeelsleden van overal in het bedrijf inloggen en de benodigde informatie opvragen.
- Geeft inzichten. Met een druk op de knop kunt u met kleine boekhoudsoftware onmiddellijk grote inzichten in uw bedrijf krijgen. Op basis hiervan kunt u uw uitgaven, verkoopinspanningen, voorraad en personeel beter afstemmen om uw bedrijf winstgevender te maken.
- Houdt informatie veilig. De huidige boekhoudsoftware is veilig en zorgt ervoor dat de informatie van uw bedrijf binnen het bedrijf blijft. De meeste software codeert informatie zodat deze alleen toegankelijk is voor uw bedrijf. Velen bieden individuele aanmeldingen voor elke medewerker, zodat alleen bepaalde mensen bepaalde aspecten van uw financiële informatie kunnen zien. U kunt bijvoorbeeld uw personeelsmanager toegang geven tot urenstaten en loonlijst en niet tot alle andere financiële informatie voor uw bedrijf. Als u betalingen rechtstreeks in uw boekhoudsoftware accepteert, worden deze ook gecodeerd.
- Genereert directe rapporten. Met de meeste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven kunt u de rapporten aanpassen die u nodig hebt en direct toegang hebben wanneer u maar wilt. U kunt direct rapporten ophalen zoals uw winst- en verliesrekening, samenvatting omzetbelasting, factuurgeschiedenis, verzamelde betalingen en onkostendeclaraties. Dit helpt u te besparen op tijd die uw medewerkers mogelijk besteden aan het samenstellen van dit soort informatie. U kunt zelfs automatisch rapporten genereren die gegevens weergeven op een manier die voor u logisch is, zoals cirkeldiagrammen of grafieken.
- Biedt branchespecifieke rapportage. Als u kiest voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven die specifiek is voor uw branche, voorkomt u dat u aanpassingen moet doen die de prijs van de software kunnen verhogen. U krijgt ook toegang tot rapportage die waardevoller is voor uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld een zorgaanbieder bent, hebt u misschien functionaliteit nodig waarmee u verzekeringsmaatschappijen kunt factureren. Als u software vindt die specifiek is voor de gezondheidszorgsector, is deze functionaliteit waarschijnlijk inbegrepen of is deze een vrij betaalbare add-on. Voor software die voor generieke industrieën is, kan het creëren van deze functionaliteit voor uw bedrijf de prijs van de software ver boven drijven.
- Houdt u op de hoogte van best practices. Een boekhoudsoftware voor kleine bedrijven kan uw bedrijf actueel houden over de beste boekhoudpraktijken. Met automatische software-updates en tutorials over nieuwe functies, kunt u op de hoogte blijven van de nieuwste rapportage- en belastingpraktijken zonder een beroep te hoeven doen op uw accountant.
De juiste software voor kleine zakelijke accounts betekent minder hoofdpijn voor u en meer tijd voor al uw medewerkers om hun energie elders te richten. Dus hoe kiest u de juiste software voor uw bedrijf?
Welke boekhoudsoftware is het beste voor een klein bedrijf?
Het kiezen van software voor kleine bedrijven voor uw bedrijf is vaak het gemakkelijkste deel van het proces. Het moeilijkste deel bepaalt welke specifieke software moet worden gebruikt.
Er zijn verschillende opties op de markt, waarvan de meeste kunnen worden aangepast aan uw specifieke bedrijf en behoeften. Voordat u begint met het bepalen van welke boekhoudsoftware voor kleine bedrijven u moet downloaden of aanmelden, moet u weten welke functies u wilt. Neem de tijd om onderzoek te doen naar uw opties en de functies die elk aanbod biedt.
Maak een lijst met de functies die u wilt en een andere lijst met degenen die u graag zou willen hebben, maar zonder kunt. Deze kunnen zijn:
- Voorraadbeheer.
- bank
- Payroll en urenregistratie.
- facturatie
- Debiteuren.
- Factureerbare uren.
- Verkoop commissies.
- Automatische facturering.
- Meerdere gebruikers.
Zodra u weet wat u wilt, begint u met het bepalen van uw opties. Bepaal of u boekhoudsoftware voor kleine bedrijven wilt downloaden op uw computer of dat u liever toegang hebt tot een cloudprogramma dat u vanaf elk apparaat kunt openen. Er is een breed scala aan prijzen gebaseerd op het programma dat u kiest, de functies die u wilt en de aanpassingen die moeten worden gedaan. Houd rekening met een budget voordat u een definitieve beslissing neemt, rekening houdend met het feit dat de kosten hoger worden naarmate u meer maatwerk kiest.
Overweeg ook welke boekhoudsoftware voor kleine bedrijven u het meest intuïtief kunt gebruiken. Hoewel veel producten vergelijkbare functies hebben, kunnen het eigenlijke dashboard en de implementatie van het product variëren. U moet er een kiezen die u prettig vindt, dus zorg ervoor dat u een demo ziet van de producten waarin u bent geïnteresseerd. Zo krijgt u een idee van hoe u het product zou gebruiken en of het eenvoudig genoeg is om te navigeren. Het laatste dat u wilt doen is veel geld investeren in een download van een kleine bedrijfsboekhoudingssoftware die te frustrerend voor u is om te gebruiken.
Probeer naast het uitproberen van het programma ook een lijst met referenties die de software gebruiken waarin u bent geïnteresseerd. Zoek indien mogelijk een lijst met bedrijven die in een vergelijkbare branche als de uwe zijn, aangezien ze de software waarschijnlijk op dezelfde manier gebruiken als je zou. Stel vragen over het implementatieproces, hoe de aangepaste functies werken en hoe snel het klantenserviceteam reageert. De antwoorden die u krijgt, kunnen u helpen de beste beslissing voor uw bedrijf te nemen.
Als u er een hebt, moet u ook contact opnemen met uw IT-afdeling voordat u een beslissing neemt. Mogelijk hebt u opslag- of bandbreedtebeperkingen die bepaalde programma's onhaalbaar maken in uw bedrijf. De technische details hiervan kunnen het best overgelaten worden aan diegenen met een goed begrip van computernetwerken in uw bedrijf.
Is er een gratis Small Business Accounting-software?
De juiste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven kan een investering zijn. Als u nog niet helemaal klaar bent om een financiële verplichting aan te gaan, kunt u gratis online boekhoudsoftware voor kleine bedrijven vinden.
Met kleine boekhoudsoftware die gratis is, kunt u meestal alleen eenvoudige boekhoudfuncties uitvoeren, zoals facturen betalen en klanten factureren. Sommige boekhoudsoftware voor kleine bedrijven beperkt andere functies, zoals het aantal toegestane gebruikers, het aantal bankrekeningen dat kan worden gekoppeld en beperkte rapportagefunctionaliteit.
Er is een aantal gratis boekhoudsoftware op de markt die meer compressieve functies heeft, maar mogelijk op andere gebieden ontbreekt. De software kan u bijvoorbeeld toestaan om benodigde financiële overzichten te creëren, maar niet de benodigde klantenondersteuning te bieden. Als u niet erg technologisch onderlegd bent, kan een gebrek aan klantenondersteuning ervoor zorgen dat de gratis software uw tijd niet waard is.
Als u op zoek bent naar iets heel basissituaties waarmee u het ritme van het gebruik van boekhoudsoftware kunt gebruiken, is kleine boekhoudsoftware voor bedrijven die gratis is, misschien een goed boekprogramma op instapniveau voor u. Velen laten je upgraden naar meer betaalde functies naarmate je meer comfortabel met het gebruik van de software. Houd er rekening mee dat u veel van deze functies niet kunt gebruiken als u alleen de gratis versie van de software gebruikt.
Als u kiest voor de gratis route, moet u een product selecteren met een bepaalde naamherkenning. Lees beoordelingen van andere gebruikers en ontvang aanbevelingen waar mogelijk. Omdat u gevoelige en belangrijke bedrijfsinformatie invoert, wilt u niet zomaar alle downloadsoftware voor kleine boekhoudsoftware gebruiken die u online vindt.
Heb ik ook een accountant nodig?
U vraagt zich misschien af of u nog steeds een accountant nodig heeft als u al uw financiële gegevens elektronisch bijhoudt. Over het algemeen is het antwoord ja. Het is een goed idee om een gecertificeerde professionele accountant uw informatie te laten beoordelen om ervoor te zorgen dat alles correct wordt bijgehouden en dat u niets over het hoofd hebt gezien dat van vitaal belang is voor de belastingtijd. Een accountant houdt u ook op de hoogte van de nieuwste belastingbepalingen en -vereisten, zodat u er zeker van bent dat u altijd in overeenstemming bent.
Een van de kenmerken van de meeste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven is de mogelijkheid om uw accountant toegang tot de software te geven. U kunt uw accountant doorgaans uitnodigen voor uw account, zodat zij alle informatie kunnen zien die ze nodig hebben om uw financiën op koers te houden. Uw accountant heeft beperkte functionaliteit, zodat deze geen wijzigingen kan aanbrengen zonder uw toestemming.
Als u al een accountant hebt, wilt u misschien vragen wat zij aanbeveelt voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven. Gezien haar kennis van uw bedrijf, kan zij enkele specifieke aanbevelingen hebben voor wat het beste voor u zou werken. Ze heeft misschien ook een aantal voorkeuren voor welke software het beste aansluit bij wat ze op haar einde gebruikt.
Het vinden van de juiste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven voor uw bedrijf zal u op de lange termijn beter maken voor financieel succes. Zorg ervoor dat u het juiste werk en onderzoek uitvoert om een product te kiezen dat geschikt is voor uw ervaringsniveau, bedrijf en industrie. Het is een investering in de toekomst van uw bedrijf waarvan u zeker wilt weten dat u het de eerste keer goed doet.
